La factura electrónica ya no es solo una opción más cómoda: con la Ley Crea y Crece y la progresiva implementación de la obligación de factura electrónica en España, emitir y recibir facturas en formato digital se está convirtiendo en una exigencia legal para autónomos y pymes.
En esta guía te explicamos qué es exactamente una factura electrónica, en qué se diferencia de un PDF, y cómo crearla fácilmente desde Fube paso a paso.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica no es simplemente un PDF enviado por email (aunque eso sea lo que muchos hacen en la práctica). Una factura electrónica en sentido estricto es un documento digital que:
- Tiene un formato estructurado que puede ser procesado automáticamente por sistemas informáticos (XML, UBL, Facturae...).
- Incluye firma digital que garantiza su autenticidad e integridad.
- Se transmite de forma directa entre sistemas, sin intervención manual.
En el contexto de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica obligatoria entre empresas (B2B) se implementa de forma gradual y deberá cumplir con estándares específicos.
¿La factura electrónica es ya obligatoria para mí?
El calendario de obligatoriedad es el siguiente:
- Grandes empresas (facturación > 8M €/año): desde 2024-2025 (en función de actualizaciones del Gobierno).
- Resto de autónomos y pymes: una vez aprobada la normativa técnica definitiva, con un plazo de adaptación adicional.
En cualquier caso, emitir facturas electrónicas ya desde hoy te adelanta a la obligación, mejora la imagen de tu negocio y facilita la gestión de cobros.
Paso 1: Accede a tu cuenta de Fube
Entra en fube.es con tu email y contraseña. Si aún no tienes cuenta, regístrate en menos de 2 minutos de forma gratuita.
Paso 2: Crea o selecciona un cliente
En el menú principal, accede a Clientes y selecciona o crea el cliente al que vas a facturar. Asegúrate de que tiene correctamente rellenados:
- Nombre o razón social.
- NIF/CIF.
- Dirección fiscal completa.
- Email de contacto (para el envío de la factura).
Si tu cliente es una empresa pública o requiere presentación en el sistema FACe, necesitarás también el código DIR3 (Unidad tramitadora, Oficina contable y Órgano gestor).
Paso 3: Crea la nueva factura
Ve a Facturas → Nueva factura. Rellena:
- Fecha de emisión (por defecto, hoy).
- Fecha de operación (si difiere de la emisión).
- Número de factura (Fube lo asigna automáticamente siguiendo tu numeración).
- Líneas de factura: descripción, cantidad, precio unitario, tipo de IVA.
- Fecha de vencimiento y condiciones de pago.
- Notas o texto personalizado (opcional).
Paso 4: Selecciona el formato de factura electrónica
En Fube puedes elegir el formato en que quieres enviar la factura:
- PDF firmado electrónicamente: el formato más habitual para el 95% de los casos.
- Facturae (XML): formato oficial español para la Administración Pública.
- UBL/EN16931: estándar europeo para facturas B2B, requerido por la legislación futura.
Si vas a enviar a la Administración Pública, selecciona Facturae. También puedes generarlas desde nuestro generador de Facturae online.
Paso 5: Firma y envía la factura
Fube aplica automáticamente la firma digital a la factura. Esta firma:
- Garantiza que el documento no ha sido modificado.
- Acredita que procede de tu empresa.
- Tiene plena validez legal conforme al Reglamento eIDAS europeo.
Una vez firmada, haz clic en Enviar por email para que tu cliente reciba la factura directamente en su bandeja de entrada. También puedes descargarla para enviarla tú mismo o subirla a la plataforma de facturación de tu cliente.
Paso 6: Haz seguimiento del cobro
Fube te muestra en tiempo real el estado de cada factura emitida:
- Enviada: el email fue entregado al cliente.
- Vista: el cliente abrió la factura.
- Pendiente de cobro: fecha de vencimiento sin confirmación de pago.
- Cobrada: has registrado el cobro o el cliente lo confirmó.
Puedes activar recordatorios automáticos de pago para que Fube envíe un email al cliente cuando la factura esté próxima a vencer o lleve días vencida.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica frente al papel?
| Ventaja | Factura en papel/PDF | Factura electrónica con Fube |
|---|---|---|
| Sellado de tiempo legal | ❌ | ✅ |
| Firma digital certificada | ❌ | ✅ |
| Envío inmediato | Parcialmente | ✅ |
| Procesamiento automático por el receptor | ❌ | ✅ |
| Compatible con FACe (AAPP) | ❌ | ✅ (Facturae) |
| Almacenamiento legal | Manual | Automático |
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Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. La normativa sobre facturación electrónica está en evolución. Recomendamos consultar las últimas actualizaciones en la web de la AEAT.
