Facturae es el formato estándar de factura electrónica en España, obligatorio para facturar a las administraciones públicas desde 2015. Todo proveedor que trabaje con ayuntamientos, ministerios, comunidades autónomas u otros organismos públicos necesita emitir sus facturas en este formato. Esta guía explica qué es Facturae, qué estructura tiene, cómo funciona la plataforma FACe y qué datos son necesarios para emitir facturas electrónicas correctamente. Si necesitas generar una ahora mismo, utiliza nuestro generador de facturas Facturae.
Qué es el formato Facturae
Facturae es un formato XML definido por la norma UNE 195075, promovido por el Ministerio de Hacienda y Función Pública. A diferencia de un PDF (que es una representación visual), un archivo Facturae contiene los datos de la factura en un formato estructurado que los sistemas informáticos pueden procesar automáticamente.
Tipos de factura electrónica
Es importante distinguir entre:
- Formato estructurado (Facturae, UBL, CII): Los datos están organizados en campos legibles por máquinas. Permite automatizar la contabilización, el pago y el archivo de las facturas.
- Formato no estructurado (PDF, imagen, escaneado): Los datos están en una representación visual. Aunque sea un archivo digital, requiere intervención humana para extraer la información.
La obligación de factura electrónica se refiere siempre al formato estructurado. Un PDF enviado por email no es una factura electrónica a efectos legales.
Quién necesita emitir en formato Facturae
Proveedores de la administración pública
Desde el 15 de enero de 2015, la Ley 25/2013 obliga a presentar las facturas a la administración pública en formato electrónico. Esto aplica a:
- Facturas de importe superior a 5.000 euros dirigidas a cualquier administración pública.
- Todas las facturas (sin límite de importe) cuando la administración receptora lo exija.
En la práctica, la mayoría de organismos públicos requieren factura electrónica para cualquier importe.
Empresas en relaciones B2B (futuro)
La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) establece la obligación futura de facturación electrónica entre empresas. Aunque el reglamento de desarrollo aún está pendiente, Facturae será uno de los formatos admitidos. Para más detalles sobre esta normativa, consulta el artículo sobre factura electrónica obligatoria para autónomos.
Versiones del formato Facturae
El formato ha evolucionado con varias versiones:
| Versión | Estado | Observaciones |
|---|---|---|
| Facturae 3.2 | Vigente | Ampliamente soportada por FACe |
| Facturae 3.2.1 | Vigente | Correcciones menores sobre 3.2 |
| Facturae 3.2.2 | Vigente (recomendada) | Última versión, incluye campos para VeriFactu |
Las administraciones públicas suelen aceptar las versiones 3.2 y superiores. Los programas de facturación actualizados generan la versión 3.2.2.
Estructura de un fichero Facturae
Un archivo Facturae es un documento XML con la siguiente estructura principal:
Cabecera (FileHeader)
Contiene información general del fichero:
- Versión del esquema (SchemaVersion).
- Modalidad de la factura (individual o lote).
- Datos del emisor y del receptor.
- Número de facturas en el lote.
Partes (Parties)
Identifica al emisor (SellerParty) y al receptor (BuyerParty):
- NIF/CIF.
- Nombre o razón social.
- Dirección fiscal.
- Centros administrativos (AdministrativeCentres): específicos de la facturación a organismos públicos.
Facturas (Invoices)
Cada factura incluye:
- Número y serie de factura.
- Fecha de emisión.
- Líneas de detalle (productos/servicios, cantidad, precio, impuestos).
- Totales: base imponible, IVA, IRPF, total.
- Información de pago.
Firma electrónica
El fichero Facturae debe estar firmado electrónicamente con un certificado digital válido (XAdES-EPES). La firma garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del documento.
Qué son los centros administrativos
Los centros administrativos son uno de los aspectos más confusos de la facturación a la administración pública. Cada organismo tiene asignados tres códigos que identifican sus unidades responsables:
- Oficina contable: la unidad que tramita la factura contablemente.
- Órgano gestor: la unidad que ha contratado el servicio o producto.
- Unidad tramitadora: la unidad que gestiona el expediente.
Estos tres códigos son obligatorios en la factura Facturae dirigida a la administración pública. Sin ellos, la factura será rechazada.
Dónde encontrar los códigos
Los códigos se consultan en el directorio de organismos de FACe: face.gob.es/es/directorio/administraciones.
Para más información sobre cómo localizar e introducir estos códigos, consulta el artículo sobre códigos de organismos públicos y dónde introducirlos al facturar.
La plataforma FACe
FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es la plataforma del Ministerio de Hacienda que centraliza la recepción de facturas electrónicas dirigidas a la administración pública estatal. También la utilizan muchas comunidades autónomas y ayuntamientos.
Funciones de FACe
- Recibir facturas electrónicas en formato Facturae.
- Validar la estructura, firma y datos del fichero.
- Distribuir las facturas al organismo receptor correspondiente.
- Permitir al emisor consultar el estado de sus facturas (registrada, contabilizada, pagada, rechazada).
Cómo enviar una factura a FACe
- Generar el fichero Facturae con el software de facturación, incluyendo los centros administrativos del organismo.
- Firmar electrónicamente el fichero con un certificado digital válido (persona física o jurídica).
- Enviar a FACe mediante la web (subida manual) o mediante integración automática desde el software.
- Verificar la recepción consultando el estado en el portal de FACe.
Requisitos del certificado digital
Para firmar facturas Facturae se necesita un certificado digital reconocido. Los más utilizados en España:
- Certificado de persona física emitido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
- Certificado de representante de persona jurídica emitido por la FNMT u otras autoridades de certificación.
- DNI electrónico (DNIe), aunque su uso es menos frecuente.
El certificado debe estar vigente en el momento de la firma. Las facturas firmadas con un certificado caducado serán rechazadas por FACe.
Para información sobre firma digital, consulta el artículo sobre cómo firmar electrónicamente documentos con AutoFirma.
Errores frecuentes al emitir facturas Facturae
Centros administrativos incorrectos
Es el error más habitual. Si los códigos de oficina contable, órgano gestor o unidad tramitadora no coinciden con los del organismo receptor, la factura se rechaza.
Certificado caducado o no reconocido
La firma electrónica debe realizarse con un certificado válido y reconocido. Certificados autofirmados o de autoridades no reconocidas provocan el rechazo.
Series y numeración incorrecta
La numeración de la factura debe ser correlativa y la serie debe coincidir con la configurada en el software. Saltos en la numeración pueden generar incidencias en la validación.
Importes que no cuadran
Los totales del fichero XML deben coincidir exactamente con la suma de las líneas de detalle. Diferencias de céntimos por redondeo pueden provocar rechazo.
Facturae y VeriFactu
Desde la entrada en vigor del RD 1007/2023, los ficheros Facturae pueden incluir campos adicionales relativos a VeriFactu (hash encadenado, código QR). La versión 3.2.2 del formato incorpora estos campos.
Es importante entender que Facturae y VeriFactu son normativas complementarias:
- Facturae regula el formato de intercambio de la factura.
- VeriFactu regula cómo funciona internamente el software de facturación.
Un software conforme con ambas normativas genera facturas en formato Facturae con los campos de VeriFactu integrados.
Conclusión
El formato Facturae es el estándar de factura electrónica en España, obligatorio para la administración pública y previsiblemente uno de los formatos admitidos para la futura facturación electrónica B2B. Comprender su estructura, los centros administrativos, la firma electrónica y el funcionamiento de FACe es esencial para cualquier profesional que facture a organismos públicos.
Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal. Recomendamos consultar la normativa oficial vigente.
