Llega el gran momento: tu primer cliente, tu primer trabajo entregado y tu primera factura. Parece sencillo pero, si no incluyes todos los campos obligatorios o calculas mal los impuestos, puedes tener problemas con Hacienda o con el propio cliente.
Aquí va todo lo que necesitas saber para hacerlo bien a la primera.
Campos obligatorios en una factura
Según el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), toda factura debe incluir:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de factura | Correlativo dentro de cada serie. No puede haber saltos. |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura. |
| Datos del emisor | Tu nombre completo o razón social + NIF + dirección. |
| Datos del destinatario | Nombre o razón social + NIF + dirección (si es empresa o profesional). |
| Descripción del servicio | Qué has hecho o vendido, suficientemente detallado. |
| Base imponible | El importe sin impuestos. |
| Tipo de IVA | El porcentaje aplicado (21%, 10%, 4%, 0%…). |
| Cuota de IVA | El importe resultante (base × tipo). |
| Retención IRPF | Si aplica (generalmente el 15%, o el 7% en el primer año de actividad). |
| Total a pagar | Base + IVA – IRPF retenido. |
Cómo calcular el IVA y el IRPF
Supón que cobras 1.000 € por un proyecto de diseño a una empresa española.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21%) | + 210,00 € |
| IRPF (15%) | – 150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
La empresa te paga 1.060 €, pero te retienen 150 € en concepto de IRPF que ingresarán directamente a Hacienda en tu nombre (modelo 111 trimestral). Puedes simular estos cálculos con nuestro simulador de factura con IVA e IRPF.
Tú, por tu parte, tendrás que declarar IVA (Modelo 303) e IRPF (Modelo 130) trimestralmente.
Numeración de facturas: qué debes saber
- Las facturas deben seguir una serie correlativa (por ejemplo, F2026-001, F2026-002…).
- No puedes saltarte números ni retroceder en la serie.
- Puedes tener múltiples series (F para facturas, R para rectificativas…).
- La numeración se reinicia con cada año si así lo decides, pero no es obligatorio.
¿Cuándo se aplica el IRPF en la factura?
Solo cuando el receptor es una empresa, profesional o entidad obligada a retener. Si facturas a un particular, no incluyes retención de IRPF.
Si estás en el primer año de actividad puedes aplicar el 7% de retención en lugar del 15% (debes comunicárselo al cliente).
Errores frecuentes en la primera factura
❌ Poner el precio total como base imponible: la base es el precio SIN IVA. Si quieres cobrar 1.000 € en total, la base es 826,45 € (al 21%).
❌ Olvidar poner el tipo de IVA: sin el porcentaje, la factura no es válida.
❌ No incluir los datos completos del cliente: si es empresa, necesitas su NIF, razón social y dirección.
❌ Empezar la numeración por el número 1 cada mes: las series son anuales o continuas, no mensuales.
❌ Cobrar y no emitir factura: aunque el cliente te diga que no la necesita, la obligación de emitirla es tuya.
Plazos para emitir y enviar la factura
- En general: en el momento de la operación o como máximo el último día del mes.
- Para operaciones intracomunitarias (clientes en la UE): antes del día 15 del mes siguiente.
Guarda siempre una copia
Tienes la obligación de conservar las facturas emitidas durante al menos 4 años (plazo de prescripción tributaria). Con Fube, tus facturas quedan guardadas automáticamente en la nube y puedes consultarlas cuando quieras.
Empezar bien marca la diferencia
Establecer buenos hábitos de facturación desde el principio te ahorrará tiempo, dinero y más de un disgusto con Hacienda. Con Fube puedes crear tu primera factura en menos de 2 minutos, con todos los campos correctos y los impuestos calculados automáticamente. También puedes probar nuestro generador de facturas online de forma gratuita.
