Desde la aprobación del Real Decreto 1007/2023 y la entrada en vigor progresiva de los requisitos de VeriFactu, una de las preguntas más frecuentes entre autónomos y empresas es si su software de facturación está «homologado». Este artículo analiza qué implica realmente esa homologación, qué requisitos técnicos exige la normativa, cómo verificar si un programa cumple y qué consecuencias tiene usar software no conforme.
Qué significa «homologado» en el contexto de VeriFactu
El término «homologado» genera confusión porque la normativa española no establece un proceso formal de homologación con certificado oficial expedido por la AEAT. Lo que sí hace el Real Decreto 1007/2023 es definir una serie de requisitos técnicos obligatorios que debe cumplir todo Sistema Informático de Facturación (SIF).
Un software «homologado para VeriFactu» es, en la práctica, un software que:
- Cumple todos los requisitos técnicos del RD 1007/2023.
- Implementa las especificaciones del anexo técnico publicado por la AEAT.
- Incluye la declaración responsable del fabricante conforme al artículo 13.
No existe un sello oficial ni un registro público de la AEAT donde consultar si un programa concreto está certificado. La responsabilidad recae en el fabricante del software, que debe garantizar el cumplimiento, y en el contribuyente, que debe usar un sistema conforme.
Requisitos técnicos obligatorios del RD 1007/2023
El Real Decreto define los siguientes requisitos que un SIF debe cumplir:
1. Registro de facturación inalterables
Cada acto de facturación (emisión, corrección, anulación) debe generar un registro que no pueda modificarse ni eliminarse una vez creado. El software debe garantizar la integridad de los datos mediante mecanismos técnicos que impidan la manipulación.
2. Encadenamiento de registros (hash chain)
Cada registro de facturación debe incluir un hash que encadene con el registro anterior, formando una cadena criptográfica. Si un registro intermedio se altera, la cadena se rompe y la manipulación queda detectada. Este mecanismo es similar al que usan las tecnologías blockchain, aunque no requiere una cadena de bloques distribuida.
La especificación técnica establece el uso de SHA-256 como algoritmo de hash.
3. Firma electrónica o huella digital
El software puede operar en dos modos:
- Modo VeriFactu (con remisión): los registros se firman y se envían automáticamente a la AEAT en tiempo cercano al real. Requiere firma electrónica cualificada o certificado digital del contribuyente.
- Modo SIF (sin remisión): los registros se firman y almacenan localmente, sin envío automático. Deben estar disponibles en caso de inspección.
Ambos modos requieren garantizar la integridad y trazabilidad de los registros.
4. Código QR obligatorio
Toda factura emitida por un sistema en modo VeriFactu debe incluir un código QR que permita verificar la factura ante la AEAT. El QR contiene una URL con los datos identificativos de la factura que enlaza al portal de verificación de Hacienda.
5. Frase de VeriFactu
Las facturas emitidas en modo VeriFactu deben incluir la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
6. Declaración responsable del fabricante
El fabricante del software debe emitir una declaración responsable conforme al artículo 13 del RD 1007/2023, asegurando que su producto cumple los requisitos normativos. Esta declaración debe ser accesible para los usuarios y, en caso de inspección, para la Administración.
Cómo verificar si un software cumple con VeriFactu
Dado que no existe un registro oficial, el contribuyente debe evaluar el cumplimiento por sí mismo o con ayuda de su asesor. Los pasos recomendados son:
Solicitar la declaración responsable
El fabricante debe proporcionar su declaración responsable conforme al artículo 13 del RD 1007/2023. Si no la ofrece o no la tiene disponible, es una señal de alerta.
Verificar las funciones técnicas
Comprobar que el software:
- Genera registros encadenados con hash SHA-256.
- Produce el código QR en las facturas emitidas.
- Incluye la leyenda de VeriFactu o VERI*FACTU.
- Permite la exportación de registros en formato XML conforme al esquema de la AEAT.
- En modo VeriFactu, envía automáticamente los registros a la AEAT.
Consultar la documentación técnica
Los fabricantes serios publican documentación técnica que detalla cómo implementan cada requisito. Si la información es vaga o genérica («cumplimos la normativa»), conviene solicitar detalles concretos.
Comprobar actualizaciones recientes
La normativa ha sufrido varias revisiones desde su publicación inicial. Un software que no se ha actualizado desde 2024 probablemente no incorpore las últimas especificaciones técnicas de la AEAT.
Los dos modos de operación: VeriFactu vs. SIF
Una distinción fundamental que no siempre se explica bien:
| Característica | Modo VeriFactu | Modo SIF |
|---|---|---|
| Envío automático a AEAT | Sí | No |
| Firma electrónica | Obligatoria | Obligatoria |
| Hash encadenado | Sí | Sí |
| Código QR | Sí | No obligatorio |
| Leyenda VERI*FACTU | Sí | No |
| Conservación local | No imprescindible (la AEAT tiene los datos) | Obligatoria |
| Verificación pública | Sí (vía QR) | No |
El modo VeriFactu (con remisión) ofrece mayor seguridad jurídica al contribuyente, ya que la AEAT dispone de los registros desde el momento de la emisión. El modo SIF es válido, pero implica más responsabilidad en la conservación y presenta más riesgo en caso de inspección.
Consecuencias de usar software no conforme
El régimen sancionador del RD 1007/2023 y la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) establece:
- Para el fabricante/distribuidor: multa de hasta 150.000 euros por comercializar software que permita la manipulación de registros o que no cumpla los requisitos técnicos.
- Para el contribuyente (usuario): multa de hasta 50.000 euros por usar software que permita llevar contabilidades distintas o alterar registros de facturación.
- Por infracción en las facturas: multa de 10.000 euros por no incluir el código QR o la leyenda obligatoria cuando se opera en modo VeriFactu.
Estas sanciones son por infracción, no por ejercicio fiscal, lo que significa que pueden acumularse.
Plazos de obligatoriedad
El calendario de implantación del RD 1007/2023 establece:
- 29 de julio de 2025: los fabricantes de software deben tener sus productos adaptados.
- 1 de enero de 2026: obligatorio para personas jurídicas (sociedades).
- 1 de julio de 2026: obligatorio para personas físicas (autónomos).
A partir de estas fechas, todo software de facturación utilizado debe cumplir los requisitos del Real Decreto. No existe periodo de gracia ni moratoria una vez alcanzada la fecha límite correspondiente.
Criterios para elegir un software VeriFactu conforme
Más allá del cumplimiento normativo mínimo, conviene evaluar:
Automatización de la remisión
Que el envío a la AEAT sea automático y transparente, sin requerir acciones manuales del usuario por cada factura emitida.
Gestión completa del ciclo de facturación
Un software que solo emita facturas pero no gestione rectificaciones, anulaciones ni facturas simplificadas deja huecos normativos que pueden generar inconsistencias.
Soporte para múltiples series
La normativa permite el uso de series distintas. El software debe permitir configurar series diferenciadas para facturas, simplificadas y rectificativas.
Trazabilidad completa
Acceso al registro de todos los eventos de facturación: emisiones, rectificaciones, anulaciones, con sus hashes encadenados y los justificantes de envío a la AEAT.
Formato Facturae
Para facturación electrónica con la administración pública y entre empresas, el soporte del formato Facturae (norma UNE 195075) es necesario.
Diferencia entre VeriFactu y factura electrónica obligatoria (B2B)
Es importante no confundir VeriFactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas. VeriFactu regula cómo debe funcionar el software de facturación (inalterabilidad, hash, envío a AEAT). La factura electrónica obligatoria (regulada por separado) establece que las facturas entre empresas deben intercambiarse en formato electrónico estructurado.
Son dos normativas complementarias pero distintas. Un software conforme con VeriFactu no necesariamente cumple los requisitos de factura electrónica B2B, y viceversa.
Conclusión
La «homologación VeriFactu» no es un certificado oficial, sino el cumplimiento de requisitos técnicos definidos por el RD 1007/2023. Verificar que el software utilizado cumple estos requisitos es responsabilidad tanto del fabricante como del contribuyente. Los criterios clave son: declaración responsable, encadenamiento de registros, firma digital, código QR, remisión a la AEAT y actualización normativa continua.
Con las fechas de obligatoriedad ya en vigor para sociedades y a las puertas para autónomos, asegurar el cumplimiento no es una opción aplazable.
