VeriFactu es el sistema de control de facturación establecido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para garantizar la integridad de los registros de facturación en España. Regulado por el Real Decreto 1007/2023, afecta a todo autónomo, pyme y empresa que utilice software de facturación en territorio de régimen común. Esta guía recoge los aspectos esenciales: qué es, cómo funciona, qué requisitos técnicos impone, cuáles son los plazos y qué consecuencias tiene el incumplimiento.
Qué es VeriFactu
VeriFactu (acrónimo de «Verificación de Facturas») es el nombre coloquial del conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) en España. Su finalidad es impedir la manipulación de los registros de facturación y facilitar el control tributario por parte de la AEAT.
El sistema nace de dos normas complementarias:
- Ley 11/2021 (Ley Antifraude): establece la obligación general de que el software de facturación garantice la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
- Real Decreto 1007/2023: desarrolla los requisitos técnicos concretos que debe cumplir el software.
VeriFactu no es un programa de software ni un servicio de la AEAT. Es un marco normativo que define cómo deben funcionar los programas de facturación.
A quién afecta
VeriFactu afecta a dos colectivos principales:
Contribuyentes (usuarios del software)
Todo autónomo o empresa que utilice un programa informático para emitir facturas está obligado a que dicho programa cumpla los requisitos del RD 1007/2023. Esto incluye:
- Facturas ordinarias.
- Facturas simplificadas (tickets).
- Facturas rectificativas.
- Cualquier documento que sustituya a una factura conforme al Reglamento de facturación.
Fabricantes y distribuidores de software
Las empresas que desarrollan o comercializan software de facturación deben garantizar que sus productos cumplen la normativa y emitir una declaración responsable conforme al artículo 13 del Real Decreto.
Requisitos técnicos del RD 1007/2023
1. Inalterabilidad de los registros
Cada acto de facturación (emisión, corrección, anulación) genera un registro que no puede modificarse ni eliminarse una vez creado. El software debe implementar mecanismos técnicos que impidan cualquier alteración posterior.
2. Encadenamiento mediante hash
Cada registro de facturación debe incluir un hash criptográfico (SHA-256) que encadena con el registro anterior p, formando una secuencia ordenada. Si un registro intermedio se altera, la cadena se rompe y la inconsistencia queda detectada.
Este mecanismo es similar conceptualmente a las cadenas de bloques, aunque no requiere una infraestructura distribuida.
3. Firma electrónica
El software debe firmar cada registro de facturación para garantizar su autenticidad. La firma puede realizarse mediante certificado digital cualificado del contribuyente o mediante mecanismos equivalentes definidos en las especificaciones técnicas.
4. Dos modos de operación
El RD 1007/2023 contempla dos modos de funcionamiento del SIF:
| Característica | Modo VeriFactu | Modo SIF |
|---|---|---|
| Envío automático a la AEAT | Sí, en tiempo cercano al real | No |
| Código QR en factura | Obligatorio | No obligatorio |
| Leyenda VERI*FACTU | Obligatoria | No |
| Conservación local de registros | No imprescindible | Obligatoria |
| Verificación pública vía AEAT | Sí | No |
El modo VeriFactu (con remisión) ofrece mayor seguridad jurídica, ya que la AEAT dispone de los registros desde el momento de la emisión. El modo SIF es igualmente válido, pero impone más responsabilidad en la conservación y disponibilidad de los datos.
5. Código QR y leyenda
Las facturas emitidas en modo VeriFactu deben incluir:
- Un código QR que enlaza a la sede electrónica de la AEAT para verificación.
- La leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o su abreviatura «VERI*FACTU».
6. Declaración responsable del fabricante
Todo fabricante de software de facturación debe emitir una declaración responsable conforme al artículo 13 del RD 1007/2023, asegurando que su producto cumple los requisitos normativos. Esta declaración debe estar disponible para los usuarios y para la Administración.
Plazos de implantación
El calendario de obligatoriedad se divide en tres fases:
- 29 de julio de 2025: los fabricantes de software deben tener sus productos adaptados a los requisitos del RD 1007/2023.
- 1 de enero de 2026: obligatorio para personas jurídicas (sociedades limitadas, sociedades anónimas, cooperativas, etc.).
- 1 de julio de 2026: obligatorio para personas físicas (autónomos).
A partir de la fecha correspondiente, el software utilizado por cada contribuyente debe cumplir todos los requisitos. No existe periodo de gracia ni moratoria una vez alcanzado el plazo.
Régimen sancionador
El incumplimiento de la normativa VeriFactu conlleva sanciones económicas significativas:
Para contribuyentes (usuarios)
- Hasta 50.000 euros por usar software que permita la manipulación de registros de facturación o que posibilite llevar contabilidades distintas.
- 10.000 euros por no incluir el código QR o la leyenda obligatoria en facturas emitidas en modo VeriFactu.
Para fabricantes y distribuidores
- Hasta 150.000 euros por comercializar software que permita la doble contabilidad o la alteración de registros.
Estas sanciones se aplican por infracción, no por ejercicio fiscal, lo que significa que pueden acumularse si se detectan múltiples incumplimientos.
VeriFactu y el SII: sistemas paralelos
Una confusión habitual es identificar VeriFactu con el Suministro Inmediato de Información (SII). Son sistemas distintos:
- SII: obligatorio para empresas con facturación superior a 6.010.121,04 euros anuales (inscritas en el REDEME). Consiste en el envío electrónico de los libros registro de IVA a la AEAT.
- VeriFactu: obligatorio para todo software de facturación, independientemente del volumen de facturación.
Un contribuyente puede estar sujeto a ambos sistemas simultáneamente. VeriFactu regula cómo funciona el software; el SII regula el reporting de IVA.
VeriFactu y la factura electrónica B2B
Otra distinción importante: VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica obligatoria entre empresas.
- VeriFactu: regula los requisitos internos del software de facturación (inalterabilidad, hash, firma).
- Factura electrónica B2B: regulada por separado, establece la obligación de intercambiar facturas entre empresas en formato electrónico estructurado.
Ambas normativas son complementarias. Cumplir VeriFactu no exime del cumplimiento de la factura electrónica B2B cuando entre en vigor, y viceversa.
Qué debe cumplir un software adaptado a VeriFactu
A modo de lista de verificación, un software de facturación conforme al RD 1007/2023 debe:
- Generar registros inalterables por cada acto de facturación.
- Encadenar los registros mediante hash SHA-256.
- Firmar electrónicamente cada registro.
- Operar en modo VeriFactu (con remisión) o modo SIF (sin remisión).
- Generar código QR y leyenda en las facturas (modo VeriFactu).
- Permitir la exportación de registros en formato XML conforme al esquema de la AEAT.
- Gestionar facturas ordinarias, simplificadas y rectificativas.
- Admitir múltiples series de facturación.
- Conservar los registros durante el plazo legalmente establecido.
- Incluir la declaración responsable del fabricante.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿VeriFactu es obligatorio para todos los autónomos?
Sí. Desde el 1 de julio de 2026, todo autónomo que use software de facturación en territorio de régimen común debe utilizar un programa conforme al RD 1007/2023.
¿Qué pasa si solo emito facturas en papel?
Si no usas ningún programa informático para facturar, VeriFactu no aplica directamente (se refiere a los SIF). Sin embargo, conviene tener en cuenta que la tendencia normativa avanza hacia la obligatoriedad de la factura electrónica, que sí requerirá un software conforme.
¿VeriFactu aplica en el País Vasco y Navarra?
No. El País Vasco tiene su propio sistema (TicketBAI) y Navarra tiene regulación foral específica. VeriFactu aplica exclusivamente en territorio de régimen común.
¿Puedo seguir usando Excel o una plantilla para facturar?
Técnicamente, una hoja de cálculo no es un SIF y no está sujeta a los requisitos de VeriFactu. Pero si el volumen de facturación crece o se requiere factura electrónica, será necesario migrar a un software conforme.
¿Qué modo es mejor: VeriFactu o SIF?
El modo VeriFactu (con remisión automática a la AEAT) ofrece mayor seguridad jurídica y simplifica la relación con la Administración. El modo SIF es válido pero implica más responsabilidad en la conservación de registros y mayor exposición en caso de inspección.
¿La AEAT publica una lista de software homologado?
No existe un registro oficial de la AEAT con software certificado. La responsabilidad recae en el fabricante (declaración responsable) y en el contribuyente (verificar que su software cumple).
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?
Los registros de facturación deben conservarse durante el plazo de prescripción fiscal, generalmente 4 años desde el final del periodo impositivo al que se refieren.
Cómo prepararse para VeriFactu: pasos prácticos
1. Auditar el software actual
El primer paso es comprobar si el programa de facturación que se utiliza actualmente cumple los requisitos del RD 1007/2023. Consulta nuestra guía sobre software de facturación VeriFactu homologado para saber qué verificar. Conviene solicitar al fabricante su declaración responsable y verificar que el software genera registros encadenados, firma digital y código QR.
2. Solicitar la declaración responsable
Todo fabricante de software conforme debe tener disponible su declaración responsable conforme al artículo 13. Si el fabricante no la ofrece o no puede acreditar el cumplimiento, es recomendable migrar a una solución que sí lo haga.
3. Configurar el modo de operación
Decidir entre modo VeriFactu (con remisión) y modo SIF. El modo VeriFactu es la opción recomendable en la mayoría de casos por su mayor seguridad jurídica y por simplificar la relación con la AEAT.
4. Verificar el certificado digital
Si el software opera en modo VeriFactu, necesitará un certificado digital válido para firmar los registros. Conviene verificar que el certificado está en vigor y renovarlo si es necesario.
5. Realizar pruebas
Antes de que llegue la fecha límite, es prudente realizar un periodo de prueba con el software conforme para detectar incidencias y familiarizarse con el nuevo flujo de trabajo. La AEAT dispone de un entorno de pruebas para validar la comunicación de registros.
6. Informar al equipo
Si hay empleados que gestionan la facturación, asegurar que conocen el nuevo proceso y las implicaciones de la normativa. Un error en la emisión (como omitir el QR) puede generar una sanción de 10.000 euros.
Cronología normativa
Para situar VeriFactu en contexto:
- 2021: Aprobación de la Ley 11/2021 (Ley Antifraude), que establece el mandato de regular los SIF.
- 2023: Publicación del Real Decreto 1007/2023, que desarrolla los requisitos técnicos.
- 2024: Publicación de las especificaciones técnicas detalladas por la AEAT (esquemas XML, protocolos de comunicación).
- 2025 (julio): Fecha límite para la adaptación de los fabricantes de software.
- 2026 (enero): Obligatoriedad para personas jurídicas.
- 2026 (julio): Obligatoriedad para personas físicas (autónomos).
Conclusión
VeriFactu representa un cambio estructural en la forma en que se gestiona la facturación en España. Los requisitos de inalterabilidad, encadenamiento, firma digital y posibilidad de remisión automática a la AEAT elevan el estándar técnico que debe cumplir cualquier software de facturación. Los plazos ya están en vigor para sociedades y se acercan para autónomos. Conocer los requisitos, verificar que el software utilizado cumple y planificar la transición con antelación es la forma más efectiva de evitar sanciones y operar con seguridad jurídica.
Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar con un profesional especializado antes de tomar decisiones basadas en esta información.
