Uno de los mayores problemas que enfrentan autónomos y pequeñas empresas es el impago de facturas. Trabajas, entregas el servicio o producto y, cuando llega el momento de cobrar, el cliente desaparece o pone excusas. Esta situación puede comprometer seriamente la liquidez de tu negocio.
En esta guía te explicamos cómo actuar de forma progresiva ante un cliente moroso.
Paso 1: Verifica que la factura sea correcta
Antes de reclamar, asegúrate de que:
- La factura tiene todos los datos correctos del cliente.
- Has enviado la factura al contacto y dirección correctos.
- El plazo de pago acordado ha vencido realmente.
A veces el impago es simplemente un descuido o un error administrativo. Una revisión rápida puede ahorrarte tiempo y tensión innecesarios.
Paso 2: El recordatorio amistoso (1-5 días tras el vencimiento)
El primer contacto debe ser informal y no confrontacional. Un email o mensaje breve del tipo:
"Hola [nombre], te escribo para recordarte que la factura n.º [XXX] de [importe] venció el [fecha]. Por si se te pasó, te la adjunto de nuevo. Cualquier duda, aquí estoy."
Muchos impagos se resuelven en esta fase: el cliente sencillamente se le olvidó.
Paso 3: Reclamación formal por escrito (1-2 semanas tras el vencimiento)
Si el recordatorio amistoso no funciona, el siguiente paso es enviar una carta o email de reclamación formal en la que:
- Identifiques claramente la factura impagada (número, fecha, importe).
- Indiques el plazo de pago acordado y que ya ha vencido.
- Fijes un nuevo plazo razonable para el pago (7-10 días).
- Menciones que, de no recibir el pago, te verás obligado a iniciar acciones adicionales.
- Puedes incluir en la carta el cálculo de los intereses de demora acumulados.
Guarda siempre copia de este comunicado con acuse de recibo o confirmación de lectura.
Paso 4: La llamada de teléfono
Si los emails no funcionan, llama directamente al responsable de pagos. A veces el contacto humano directo desbloquea situaciones que el email no resuelve.
Durante la llamada:
- Sé firme pero profesional.
- Pregunta si existe algún problema con la factura o con el servicio prestado.
- Propón, si es necesario, un plan de pago fraccionado para facilitar el cobro.
Paso 5: El burofax
Si las comunicaciones informales no dan resultado, el siguiente paso es enviar un burofax con acuse de recibo y contenido certificado. Esto tiene valor probatorio ante cualquier acción judicial posterior.
El burofax debe incluir:
- Identificación de las facturas impagadas.
- El importe total adeudado.
- Un plazo final para el pago (habitualmente 10-15 días).
- Aviso expreso de que, de no abonar la deuda, se iniciarán acciones legales.
Puedes generar este documento con nuestro generador de burofax por impago.
Paso 6: Vías legales de reclamación
Si el cliente sigue sin pagar, tienes varias opciones legales:
Procedimiento Monitorio
Es la vía más rápida y económica para reclamar deudas dinerarias sin límite de cuantía. Presentas la solicitud ante el Juzgado de Primera Instancia con la documentación que acredita la deuda (facturas, contratos, comunicaciones). Si el deudor no se opone en 20 días hábiles, el juzgado dicta auto de despacho de ejecución.
Juicio verbal
Para reclamaciones de hasta 6.000 €. Es un proceso relativamente ágil y se puede iniciar sin abogado ni procurador.
Juicio ordinario
Para cantidades superiores a 6.000 € y cuando hay controversia de fondo. Requiere abogado y procurador.
Ficheros de morosos
Inscribir al cliente en un registro de morosos como ASNEF puede presionarle a pagar antes de llegar a la vía judicial.
Prevención: cómo evitar los impagos desde el inicio
La mejor gestión de impagos es la que se previene:
- Consulta la solvencia del cliente antes de trabajar con montos elevados.
- Fija condiciones de pago claras en el contrato o presupuesto.
- Exige un anticipo para proyectos importantes (30-50% al inicio).
- Emite facturas inmediatamente al terminar el servicio.
- Usa software de facturación que te avise automáticamente cuando una factura vence.
Cómo Fube te ayuda a controlar los cobros
Con Fube, puedes configurar recordatorios automáticos de pago para que tus clientes reciban un aviso cuando una factura está próxima a vencer. Además, el panel de control te muestra en todo momento:
- Qué facturas están pendientes de cobro.
- Cuántos días llevan vencidas.
- El importe total que te deben tus clientes.
Así detectas los problemas antes de que se conviertan en crisis de liquidez.
Controla tus cobros pendientes con Fube →
Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar con un profesional especializado antes de tomar decisiones basadas en esta información.
