A la hora de facturar, no siempre es necesario emitir una factura completa. En determinados casos, la legislación española permite emitir una factura simplificada, más ágil y con menos requisitos. Pero ¿cuándo puedes usarla y cuándo estás obligado a emitir la factura ordinaria completa?
Este artículo detalla los requisitos de cada tipo, los límites de importe, las implicaciones fiscales y los cambios previstos con la entrada en vigor de VeriFactu. Puedes crear ambos tipos de factura con nuestro generador de facturas online.
¿Qué es una factura ordinaria?
La factura ordinaria (o factura completa) es el documento fiscal estándar que debe emitirse en la mayoría de operaciones comerciales entre empresas o profesionales. Está regulada por el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación).
Datos obligatorios de una factura ordinaria
- Número y, en su caso, serie de factura.
- Fecha de expedición y, si difiere, fecha de la operación.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor.
- NIF del emisor.
- Nombre y apellidos o razón social del receptor.
- NIF del receptor.
- Domicilio del emisor y del receptor.
- Descripción detallada de las operaciones realizadas y precios unitarios (sin IVA).
- Base imponible de cada tipo de IVA aplicado.
- Tipo impositivo de IVA aplicado.
- Cuota tributaria del IVA (desglosada por tipo).
- Importe total de la factura.
- En su caso, retención de IRPF (tipo y cuota).
- Mención expresa si se aplica algún régimen especial (criterio de caja, recargo de equivalencia, etc.).
¿Qué es una factura simplificada?
La factura simplificada es una versión abreviada de la factura pensada para operaciones de menor cuantía o con clientes particulares. Equivale a lo que antes se llamaba "ticket" (antes de la reforma del Reglamento de Facturación de 2013).
Datos obligatorios de una factura simplificada
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- NIF y nombre o razón social del emisor.
- Identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestados.
- Tipo impositivo de IVA aplicado o la expresión "IVA incluido".
- Contraprestación total (precio con IVA incluido).
Como ves, no es obligatorio incluir los datos del cliente en la factura simplificada salvo en ciertos casos que veremos más adelante. Tampoco es necesario desglosar base imponible y cuota por separado.
¿Cuándo puedes emitir una factura simplificada?
Puedes emitir factura simplificada en los siguientes supuestos:
- El importe no supera 400 € (IVA incluido), sea cual sea la actividad.
- El importe no supera 3.000 € (IVA incluido) y la operación se encuadra en alguno de estos sectores:
- Ventas al por menor.
- Ventas ambulantes.
- Transporte de personas.
- Servicios de hostelería y restauración.
- Servicios prestados en discotecas y salas de fiesta.
- Servicios de peluquería e institutos de belleza.
- Uso de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios de estudios fotográficos.
- Aparcamientos y garajes.
- Tintorerías y lavanderías.
- Arrendamientos de bienes inmuebles a particulares.
- Autopistas de peaje.
¿Cuándo es obligatoria la factura ordinaria completa?
Estás obligado a emitir factura ordinaria completa en estos casos:
- Cuando el destinatario es un empresario o profesional (B2B), con independencia del importe.
- Cuando el destinatario así lo solicite expresamente (para deducir el IVA en su declaración, necesita la factura completa con sus datos).
- En operaciones de exportación (fuera de la UE).
- En entregas intracomunitarias de bienes (exentas de IVA por aplicación del Art. 25 LIVA).
- En operaciones con inversión del sujeto pasivo (Art. 84.Uno.2.º LIVA).
- Cuando el importe supere 400 € y no se encuadre en los sectores listados arriba.
- En ventas a distancia (e-commerce intracomunitario) cuando superan los umbrales del régimen OSS.
Tabla comparativa detallada
| Característica | Factura ordinaria | Factura simplificada |
|---|---|---|
| Datos del cliente | Obligatorios (NIF, nombre, domicilio) | Opcionales (salvo para deducir IVA) |
| Importe máximo | Sin límite | 400 € general / 3.000 € en ciertos sectores |
| Desglose de IVA | Obligatorio (base + cuota) | Puede indicarse "IVA incluido" |
| Retención IRPF | Sí, si procede | No suele aplicarse |
| Uso en B2B | Siempre obligatoria | Solo si el cliente renuncia a deducir IVA |
| Uso en exportaciones | Obligatoria | No permitida |
| Operaciones intracomunit. | Obligatoria | No permitida |
| Numeración | Serie propia obligatoria | Puede compartir serie o tener serie propia |
| Registro VeriFactu | Tipo F1 | Tipo F2 |
¿Puede deducirse el IVA con una factura simplificada?
Sí, pero solo si incluye los datos de identificación del destinatario: su NIF y nombre o razón social. Sin esos datos, el receptor no puede deducir el IVA soportado en su declaración.
En la práctica, si tu cliente es una empresa o profesional que necesita deducir el IVA, lo más seguro es emitir directamente una factura ordinaria y evitar cualquier contingencia.
Punto clave: la AEAT puede rechazar la deducción del IVA en una comprobación si la factura simplificada no contiene los datos suficientes del destinatario, aunque el gasto sea real.
Factura simplificada con datos del destinatario: la "factura simplificada cualificada"
En la práctica existe un caso intermedio: la factura simplificada cualificada, que es una factura simplificada a la que se le añaden los datos del destinatario (NIF y nombre). Este subtipo:
- Permite al receptor deducir el IVA soportado.
- Es válida para operaciones intracomunitarias exentas por el artículo 25 LIVA, si el importe no supera 3.000 €.
- Es utilizada habitualmente en hostelería y gasolineras cuando el cliente solicita factura para su empresa.
En VeriFactu, este tipo de documento se registra como tipo F2 pero con datos del destinatario cumplimentados.
Impacto de VeriFactu en las facturas simplificadas
Con la entrada en vigor de VeriFactu (Real Decreto 1007/2023), los programas de facturación certificados deberán remitir un registro de cada factura emitida a la AEAT. Las facturas simplificadas se verán afectadas de varias formas:
- Se registran con tipo de factura F2 (diferente de F1 para las ordinarias).
- El sistema valida que el importe no excede los límites establecidos para facturas simplificadas.
- Si el software de facturación permite emitir una simplificada en un caso no autorizado (por ejemplo, B2B o exportación), quedará registrado y podrá generar un requerimiento.
- Las facturas simplificadas rectificativas se registran como tipo R5 (diferente de R1 a R4 para rectificativas ordinarias).
La fecha límite de adaptación es el 1 de julio de 2026 para autónomos y pymes, y el 1 de julio de 2025 para empresas ya integradas en el SII.
Errores frecuentes
- Emitir simplificada a un profesional que necesita deducir IVA. Si tu cliente te pide factura, emítele siempre ordinaria. Evitas problemas en su inspección y en la tuya.
- Superar el límite de importe sin cambiar a ordinaria. Una factura simplificada por 500 € en una actividad no listada es irregular.
- No conservar las facturas simplificadas. Aunque sean documentos más sencillos, tienen el mismo plazo de conservación que las ordinarias: 4 años (Art. 66 LGT) o hasta 6 si hay operaciones con bienes de inversión.
- Confundir factura simplificada con albarán o nota de entrega. Un albarán no es documento fiscal válido y no sustituye a ninguna factura.
- No incluir serie diferenciada. Aunque la normativa no exige serie separada, es recomendable usar una serie propia (p. ej. FS-001, FS-002) para distinguir las simplificadas en tus registros.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir factura simplificada como autónomo? Sí, siempre que la operación cumpla los requisitos de importe y actividad. No importa si eres persona física o jurídica, aunque las sociedades también pueden emitirlas dentro de los límites legales.
¿Una factura simplificada sirve como justificante de gasto para IRPF? Sí. Para IRPF, basta con que el gasto esté correlacionado con la actividad y documentado. La diferencia está en la deducción del IVA: para deducir IVA, los datos del destinatario son imprescindibles.
¿Puedo rectificar una factura simplificada? Sí. Puedes emitir una factura rectificativa simplificada con las mismas limitaciones de contenido. Si la rectificación implica un cambio de tipo (p. ej. el cliente ahora quiere ordinaria), debes anular la simplificada y emitir una ordinaria nueva.
¿La factura simplificada electrónica tiene los mismos requisitos? Sí. El formato (papel o electrónico) no cambia los requisitos de contenido. Con VeriFactu, la factura simplificada electrónica debe remitirse igualmente a la AEAT como tipo F2.
Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar con un profesional especializado antes de tomar decisiones basadas en esta información.
