En el día a día de un negocio, hay varios documentos que acompañan el proceso de venta antes de llegar a la factura. Presupuesto, factura proforma y albarán son tres de los más habituales, y aunque tienen cierta similitud, cumplen funciones muy distintas.
Conocer la diferencia entre ellos te ayudará a gestionar mejor tus relaciones comerciales y a mantener una documentación ordenada.
El presupuesto
¿Qué es?
Un presupuesto es una oferta económica formal que un proveedor realiza a un cliente antes de comenzar un trabajo o venta. En él se detallan los productos o servicios ofrecidos, las cantidades y el precio total.
Características principales:
- No tiene valor fiscal: el presupuesto no sustituye a la factura ni genera obligaciones tributarias.
- Es una propuesta: el cliente puede aceptarla, rechazarla o negociarla.
- Tiene validez temporal: suele indicarse un plazo durante el cual la oferta es válida (por ejemplo, 30 días).
- No es obligatorio legalmente, pero sí muy recomendable para protegerse ante disputas.
¿Qué debe incluir un presupuesto?
- Datos del proveedor y del cliente potencial.
- Descripción detallada de los productos o servicios.
- Precios unitarios y totales.
- IVA aplicable.
- Condiciones de entrega y pago.
- Fecha de elaboración y plazo de validez.
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La factura proforma
¿Qué es?
La factura proforma es un documento parecido a una factura ordinaria, pero que no tiene valor fiscal ni contable. Se usa principalmente para:
- Informar al cliente del importe exacto antes de efectuar el pago.
- Trámites de importación/exportación (la aduana la exige para calcular aranceles).
- Solicitar cartas de crédito o financiación bancaria.
- Confirmar los detalles de un pedido antes de emitir la factura definitiva.
Diferencias con el presupuesto:
| Aspecto | Presupuesto | Factura Proforma |
|---|---|---|
| Formato | Variable | Similar a factura real |
| Uso en comercio exterior | No habitual | Muy frecuente |
| Nivel de detalle | General | Detallado (igual que factura) |
| Implica pago inmediato | No | A veces solicita anticipo |
Lo que NO es la factura proforma:
- No es una factura real: no sirve para deducir IVA ni para contabilizarla como gasto.
- No tiene numeración fiscal: puede llevar numeración propia, pero no sigue la secuencia obligatoria.
El albarán
¿Qué es?
El albarán (también llamado nota de entrega o delivery note) es un documento que acredita que se ha producido la entrega física de mercancías de un proveedor a un cliente.
¿Cuándo se usa?
Es especialmente habitual en sectores con venta de productos físicos: distribución, industria, comercio mayorista y minorista. Al entregar la mercancía, el repartidor o vendedor presenta el albarán al cliente, quien lo firma como confirmación de haber recibido el pedido.
Características del albarán:
- No tiene valor fiscal: no sustituye a la factura.
- Sirve como forma de recepción: la firma del cliente confirma que recibió los productos.
- Permite facturar múltiples albaranes en una sola factura (muy útil en relaciones comerciales con pedidos frecuentes).
- Es un documento de control de logística y stock.
¿Qué debe incluir un albarán?
- Datos del proveedor y del cliente.
- Fecha de entrega.
- Referencia del pedido.
- Descripción y cantidad de los artículos entregados.
- Firma del receptor (opcional pero recomendable).
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Resumen comparativo
| Documento | Tiene valor fiscal | Cuándo se emite | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | No | Antes de contratar | No |
| Factura proforma | No | Antes del pago / antes de envío exterior | No |
| Albarán | No | Al entregar la mercancía | No |
| Factura | Sí | Tras la entrega / prestación | Sí |
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Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar con un profesional especializado antes de tomar decisiones basadas en esta información.
