El módulo de Documentos del equipo es el archivo central de RRHH: contratos, certificados de retenciones, documentación legal y cualquier otro fichero asociado a un empleado. Sustituye al disco compartido y deja la documentación organizada por categorías.
ℹ️ Nota — Disponibilidad: módulo administrativo. Solo los responsables de RRHH gestionan los documentos del equipo.
Acceder al módulo
Ve a Equipo > Documentos en el menú lateral. Verás el listado de documentos asociados a la plantilla.
Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Título | Nombre del documento. |
| Empleado | Persona a la que se asocia el documento. |
| Categoría | Categoría asignada, con su color identificativo. |
| Asignado | Fecha de asignación del documento. |
Categorías
Las categorías organizan la documentación. Cada categoría tiene:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre de la categoría (por ejemplo, Contratos). |
| Descripción | Texto breve que explica para qué sirve. |
| Color | Color identificativo en los listados. |
| Orden | Posición en la que aparece la categoría. |
| Activo | Si está activa o desactivada. |
Crear o editar una categoría
- Ve a la sección de categorías de documentos desde la cabecera del módulo.
- Pulsa Nueva categoría o abre una existente para editarla.
- Define el nombre, la descripción, el color, el orden y si está activa.
- Pulsa Guardar.
Subir un documento
-
Pulsa Subir documento.
-
Rellena los campos:
Campo Descripción Título Nombre del documento. Descripción Texto opcional con detalles del documento. Empleado Persona a la que se asocia. Categoría Categoría a la que pertenece. Fecha de asignación Fecha en que el documento se asigna al empleado. Fecha de vencimiento Fecha en que el documento deja de tener vigencia. -
Adjunta el fichero y pulsa Guardar.
Gestionar un documento
Desde el menú de acciones de cada documento puedes:
- Descargar documento: obtiene el fichero original.
- Editar documento: cambia los datos o sustituye el fichero.
- Eliminar documento: borra el documento del expediente.
⚠️ Atención — Conserva los documentos laborales durante el plazo legal aplicable (normalmente 4 años para contratos y nóminas). Comprueba la documentación antes de eliminarla.
Casos comunes
- Renovación de contrato: sube el anexo en la categoría Contratos con su fecha de asignación. El contrato anterior queda en el expediente del empleado.
- Certificado de retenciones: súbelo en la categoría correspondiente y asígnalo al empleado para que quede en su expediente.
- Documento con caducidad: indica la fecha de vencimiento para localizar fácilmente lo que hay que renovar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo organizo los documentos por tipo?
Crea una categoría por cada tipo (contratos, certificados, documentación legal) y asigna cada documento a la categoría que corresponda.
¿Hay límite de almacenamiento?
El módulo respeta los límites de espacio del plan de tu empresa. Consúltalo en Configuración > Suscripción.
¿Se relaciona con las nóminas?
Las nóminas se gestionan como periodos e incidencias desde Nóminas. Los PDF finales firmados que recibas de la gestoría puedes subirlos aquí y asignarlos al empleado en la categoría que prefieras.