La función Compartidos te permite crear enlaces para que tus clientes, proveedores o colaboradores te envíen documentos (facturas, tickets, gastos) directamente a tu cuenta de Fube.
Acceso
Accede desde Utilidades > Compartidos en el menú lateral izquierdo.
La sección tiene dos apartados:
| Sección | Ruta | Descripción |
|---|---|---|
| Recibir documentos | Utilidades > Compartidos > Recibir documentos | Gestionar enlaces de compartir |
| Documentos recibidos | Utilidades > Compartidos > Documentos recibidos | Ver documentos que te han enviado |
Recibir documentos
Crear un enlace
- Ve a Utilidades > Compartidos > Recibir documentos
- Haz clic en Crear enlace (
N) - Configura el enlace:
- Nombre: Identificador del enlace (ej. "Gastos de eventos")
- Descripción (opcional): Instrucciones para quien sube archivos
- Estado: Activo o Inactivo
- Guarda el enlace
Listado de enlaces
La tabla muestra todos tus enlaces creados:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identificador del enlace |
| Nº de usos | Cuántas veces se ha usado |
| Estado | Activo o Inactivo |
| F. Creación | Fecha en que se creó el enlace |
Gestionar enlaces
Desde el listado puedes:
- Copiar enlace: Obtener la URL para compartir
- Editar: Modificar nombre o estado
- Desactivar: Dejar de aceptar documentos por ese enlace
Documentos recibidos
Cuando alguien sube un documento a través de tu enlace:
- Aparece en Utilidades > Compartidos > Documentos recibidos
- Puedes revisar cada documento
- Convertirlo en gasto o archivarlo
Procesar documentos
Para cada documento recibido:
- Revisa el archivo adjunto
- Si es un gasto, haz clic en Crear gasto
- Los datos se prellenarán si es posible
- Completa la información y guarda
Casos de uso
Recopilar gastos de eventos
- Crea un enlace llamado "Gastos Evento X"
- Comparte la URL con los asistentes
- Ellos suben sus tickets y facturas
- Tú los procesas como gastos
Recibir facturas de proveedores
- Crea un enlace para cada proveedor habitual
- Les envías su enlace personalizado
- Suben sus facturas directamente
- Las procesas cuando quieras
Colaboradores externos
- Crea un enlace para freelancers
- Suben sus facturas de honorarios
- Las registras como gastos
Buenas prácticas
✅ Usa nombres descriptivos: Facilita identificar de dónde vienen los documentos
✅ Desactiva enlaces antiguos: Evita recibir documentos no deseados
✅ Revisa periódicamente: Procesa los documentos recibidos para mantener tu contabilidad al día
✅ Comunica las instrucciones: Indica qué tipo de documentos esperas recibir
Preguntas frecuentes
¿Los enlaces tienen fecha de expiración?
No, pero puedes desactivarlos manualmente en cualquier momento.
¿Qué formatos de archivo se aceptan?
PDF, JPG, PNG, HEIC y WEBP. Tamaño máximo 20MB por archivo.
¿Quién puede subir documentos?
Cualquier persona con el enlace, sin necesidad de cuenta en Fube.
¿Los documentos se procesan automáticamente?
No, tú decides cuándo y cómo procesar cada documento recibido.