El Libro de gastos es un registro contable obligatorio que recoge todos los gastos deducibles de tu actividad. Fube lo genera automáticamente a partir de tus gastos registrados.
¿Qué es el libro de gastos?
Es el libro registro donde se anotan todos los gastos relacionados con tu actividad profesional o empresarial. Incluye:
- Facturas de proveedores
- Tickets de gastos menores
- Gastos operativos
- Suministros y servicios
Acceder al libro de gastos
- Ve a Informes > Libro de gastos
- Selecciona el período que quieres consultar
- Verás el listado de todos tus gastos registrados
Datos que incluye
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha | Fecha de la factura o ticket |
| Nº Documento | Número de factura del proveedor |
| Proveedor | Nombre o razón social |
| NIF | Identificador fiscal del proveedor |
| Concepto | Descripción del gasto |
| Base imponible | Importe antes de impuestos |
| IVA | Cuota de IVA soportado |
| IRPF | Retención aplicada (si hay) |
| Total | Importe total del gasto |
Filtrar y buscar
Puedes filtrar el libro por:
- Período: Trimestre, año o fechas personalizadas
- Proveedor: Filtrar por proveedor específico
- Categoría: Tipo de gasto
- Deducibilidad: Solo gastos deducibles
Totales
Al final del listado verás los totales:
- Total Base Imponible: Suma de todas las bases
- Total IVA Soportado: IVA que puedes deducir
- Total IRPF: Retenciones practicadas a proveedores
- Total Gastos: Suma de importes totales
Exportar el libro
Formatos disponibles:
| Formato | Uso |
|---|---|
| Para archivar o imprimir | |
| Excel | Para análisis y trabajo |
| CSV | Para otros programas contables |
Cómo exportar
- Selecciona el período
- Haz clic en Exportar
- Elige el formato
- Descarga el archivo
Gastos deducibles
No todos los gastos son deducibles. Deben cumplir:
Requisitos de deducibilidad
- Vinculado a la actividad: Relación directa con tu negocio
- Justificado: Factura o documento válido
- Contabilizado: Registrado en el libro de gastos
- IVA deducible: Si tienes derecho a deducir
Gastos habituales deducibles
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Suministros | Luz, agua, gas, teléfono, internet |
| Material de oficina | Papelería, consumibles |
| Profesionales | Gestoría, abogados, consultoría |
| Marketing | Publicidad, web, diseño |
| Formación | Cursos, libros, conferencias |
| Transporte | Gasolina, peajes, transporte público |
| Alojamiento | Hoteles en viajes de trabajo |
| Comidas de trabajo | Con límites establecidos |
Gastos parcialmente deducibles
Algunos gastos tienen límites:
| Gasto | Deducibilidad |
|---|---|
| Vehículo | 50% general, 100% si demuestras uso exclusivo |
| Suministros en casa | Proporcional al espacio de trabajo |
| Teléfono móvil | Proporcional al uso profesional |
Relación con otros informes
| Informe | Relación |
|---|---|
| Modelo 303 | IVA soportado deducible |
| Modelo 130 | Gastos reducen la base imponible |
| Modelo 390 | Resumen anual de IVA soportado |
Obligaciones legales
Conservación
Debes conservar:
- El libro de gastos: 4 años
- Las facturas originales: 4 años
- Tickets: 4 años (mejor digitalizados)
Contenido mínimo
Cada registro debe incluir:
- Número de factura
- Fecha de expedición
- NIF del proveedor
- Base imponible
- Cuota de IVA
- Total
Consejos prácticos
Registra los gastos al momento
No acumules tickets. Escanéalos con la IA de Fube en cuanto los recibas.
Clasifica correctamente
Una buena categorización facilita:
- El análisis de gastos
- La declaración trimestral
- La revisión en caso de inspección
Revisa periódicamente
Al menos una vez al trimestre:
- Verifica que no faltan gastos
- Comprueba la categorización
- Revisa los totales antes de declarar
Preguntas frecuentes
¿Se incluyen gastos sin factura?
Solo si están correctamente registrados. Los tickets son válidos para gastos menores.
¿Puedo añadir gastos de meses anteriores?
Sí, pero es recomendable registrarlos en el período correcto para que coincida con la declaración.
¿Qué pasa si me olvido de registrar un gasto?
Puedes añadirlo posteriormente, pero si ya declaraste el trimestre, deberás presentar una complementaria.
¿Los gastos personales aparecen?
No deberían. Solo registra gastos relacionados con tu actividad profesional.
¿Cómo sé si un gasto es deducible?
Si tienes dudas, consulta con tu asesor fiscal. Fube te ayuda a categorizar pero la responsabilidad es tuya.