El libro de gastos es el registro contable obligatorio que recoge todos los gastos deducibles de tu actividad. Fube lo construye automáticamente a partir de los gastos registrados.
Acceder al libro de gastos
Ve a Informes > Libro de gastos en el menú lateral.
Resumen del periodo
La pantalla muestra el total de gastos del periodo seleccionado y un gráfico de evolución. Selecciona el rango con el botón Fechas: los importes y el gráfico se recalculan al cambiarlo.
El libro registro exportado recoge, por cada gasto, fecha, número de documento del proveedor, proveedor y NIF, concepto, base imponible, IVA soportado, IRPF si aplica y total. Esos totales coinciden con los del modelo 303 y, en su caso, con los del modelo 111.
Exportar
Desde la pantalla del libro tienes dos descargas:
| Botón | Qué descarga |
|---|---|
| Exportar libro de gastos | El libro registro de gastos del periodo en Excel. |
| Exportar zip | Un ZIP con los PDF de las facturas y tickets del periodo. |
- Selecciona el periodo con Fechas.
- Pulsa Exportar libro de gastos o Exportar zip.
- La descarga se prepara como tarea en segundo plano.
Gastos deducibles
Para que un gasto sea deducible debe cumplir:
- Vinculación con la actividad profesional o empresarial.
- Justificación mediante factura o ticket válido.
- Registro correcto en el libro.
- IVA deducible si tienes derecho a deducirlo.
Categorías habituales
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Suministros | Luz, agua, gas, teléfono, internet. |
| Material de oficina | Papelería, consumibles. |
| Servicios profesionales | Asesoría, abogados, consultoría. |
| Marketing | Publicidad, web, diseño. |
| Formación | Cursos, libros, conferencias. |
| Transporte | Combustible, peajes, transporte público. |
| Alojamiento | Hoteles en viajes de trabajo. |
| Comidas de trabajo | Con los límites legales aplicables. |
Deducibilidad parcial
| Gasto | Deducibilidad |
|---|---|
| Vehículo | 50 % por defecto; 100 % si demuestras uso exclusivo. |
| Suministros del hogar | Proporcional al espacio destinado a la actividad. |
| Móvil | Proporcional al uso profesional. |
Relación con los modelos AEAT
| Modelo | Relación |
|---|---|
| Modelo 303 | El IVA soportado deducible alimenta la liquidación trimestral. |
| Modelo 130 | Los gastos minoran la base del pago fraccionado. |
| Modelo 390 | Resumen anual de IVA soportado. |
| Modelo 111 | IRPF retenido a proveedores. |
Obligaciones legales
- Conservación del libro y los justificantes durante 4 años desde la última declaración.
- Cada apunte debe incluir número de documento, fecha, NIF, base imponible, cuota de IVA y total.
- Las facturas y tickets digitales tienen plena validez si conservas la imagen original.
Buenas prácticas
- Registra los gastos en cuanto los recibas, idealmente con Escaneo de gastos con IA.
- Categoriza correctamente para facilitar análisis y revisiones.
- Revisa los totales antes de cada cierre trimestral.
Preguntas frecuentes
¿Se incluyen tickets sin factura?
Sí, mientras estén registrados como gasto válido. Los tickets sirven para gastos menores; pide factura completa cuando sea posible.
¿Puedo añadir gastos de meses anteriores?
Sí. Si ya presentaste el trimestre, registra una declaración complementaria en la AEAT.
¿Qué pasa si me olvido de un gasto?
Regístralo cuanto antes y, si afecta a un trimestre cerrado, presenta complementaria.
¿Aparecen gastos personales?
No deberían. Solo registra gastos vinculados a la actividad.
¿Cómo sé si un gasto es deducible?
Si tienes dudas, consulta con tu asesoría. Fube ayuda con la categorización, pero la responsabilidad fiscal es tuya.