Los proveedores son las empresas o autónomos a los que compras productos o servicios. Tenerlos bien organizados facilita el registro de gastos y el análisis de a quién pagas.
Acceder a proveedores
Ve a Compras > Proveedores en el menú lateral. Desde aquí puedes:
- 📋 Ver el listado completo de proveedores
- 🔍 Buscar por nombre, NIF o email
- ➕ Crear nuevos proveedores (atajo:
N) - ✏️ Editar proveedores existentes
- 📊 Ver gastos de cada proveedor
Crear un proveedor
Desde el módulo de proveedores
- Ve a Compras > Proveedores
- Haz clic en Crear proveedor (o presiona
N) - Rellena los datos del formulario
- Haz clic en Guardar
Desde un gasto
- Al crear un gasto, en el campo Proveedor
- Escribe el nombre del nuevo proveedor
- Haz clic en Crear nuevo proveedor
- Completa los datos mínimos
- El proveedor se selecciona automáticamente
Datos del proveedor
Datos básicos
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre/Razón social | Nombre completo o denominación | ✓ |
| Tipo de identificador fiscal | NIF-IVA, DNI, NIE, etc. | ✓ |
| Identificador fiscal | Documento de identificación | ✓ |
| País | País de residencia fiscal | ✓ |
Datos de contacto
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Email para comunicaciones | |
| Teléfono | Teléfono de contacto |
| Persona de contacto | Nombre del contacto principal |
| Web | Sitio web del proveedor |
Dirección
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Dirección | Calle, número, piso |
| Código postal | CP de la dirección |
| Ciudad | Localidad |
| Provincia | Provincia o región |
Datos fiscales
Retenciones
Si el proveedor es autónomo profesional, puede aplicar retención de IRPF:
| Tipo de retención | Porcentaje | Cuándo aplica |
|---|---|---|
| Sin retención | 0% | Sociedades y la mayoría |
| Profesionales | 15% | Autónomos profesionales |
| Nuevos autónomos | 7% | Primeros 3 años de actividad |
Configurar retención por defecto
- Abre la ficha del proveedor
- En Datos fiscales, activa "Aplicar retención"
- Selecciona el porcentaje
- Guarda
Al crear gastos de este proveedor, la retención se aplicará automáticamente.
Categorías de proveedor
Organiza tus proveedores por tipo:
Ejemplos de categorías
- Servicios profesionales: Asesorías, abogados, consultores
- Suministros: Electricidad, agua, gas, telecomunicaciones
- Material: Proveedores de material de oficina, equipos
- Software: Licencias, suscripciones, hosting
- Transporte: Mensajería, logística
Crear una categoría
- Ve a Proveedores > Categorías
- Haz clic en Nueva categoría
- Introduce nombre y descripción
- Guarda
Información adicional
Condiciones de pago
Configura para cada proveedor:
- Forma de pago: Transferencia, domiciliación, etc.
- Plazo de pago: Días para pagar las facturas
- Cuenta bancaria: IBAN del proveedor
Notas internas
Añade información útil:
- Condiciones especiales
- Histórico de incidencias
- Datos de contacto adicionales
Historial del proveedor
Desde la ficha de proveedor puedes ver:
- 📈 Resumen de gastos: Total pagado, pendiente
- 📋 Gastos registrados: Listado de facturas recibidas
- 💰 Pagos realizados: Histórico de pagos
- 📝 Actividad: Cambios y eventos recientes
Buscar proveedores
Búsqueda rápida
Escribe en el buscador:
- Nombre del proveedor
- NIF
Filtros disponibles
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Estado | Activo, Inactivo |
| País | España, UE, Internacional |
| Categoría | Las que hayas definido |
| Con gastos | Con o sin gastos registrados |
Proveedores nacionales vs internacionales
Proveedores nacionales (España)
- NIF obligatorio
- IVA soportado deducible
- Posible retención IRPF
Proveedores intracomunitarios (UE)
- NIF-IVA europeo
- IVA con inversión del sujeto pasivo
- Incluir en modelo 349
Proveedores extracomunitarios
- ID fiscal del país de origen
- Importación con IVA en aduana
- Posibles aranceles
Importar proveedores
Si tienes proveedores en otro sistema:
- Ve a Proveedores > Importar
- Descarga la plantilla Excel
- Rellena con tus datos
- Sube el archivo
- Revisa y confirma
Exportar proveedores
Para obtener un listado:
- Ve a Proveedores
- Aplica los filtros que necesites
- Haz clic en Exportar
- Elige formato: Excel o CSV
Eliminar proveedores
Solo puedes eliminar proveedores que:
- ❌ No tengan gastos asociados
Si un proveedor tiene gastos, puedes desactivarlo en lugar de eliminarlo.
Análisis de proveedores
Gasto por proveedor
Ve a quién pagas más:
| Proveedor | Este año | Año anterior | Variación |
|---|---|---|---|
| Proveedor A | 12.000€ | 10.000€ | +20% |
| Proveedor B | 8.000€ | 9.500€ | -16% |
| Proveedor C | 5.000€ | 4.000€ | +25% |
Concentración de proveedores
Analiza la dependencia de proveedores clave:
- % de gasto en top 5 proveedores
- Alertas de concentración excesiva
Buenas prácticas
✅ NIF correcto: Verifica que el NIF es válido
✅ Una ficha por proveedor: Evita duplicados
✅ Datos completos: Facilita la gestión posterior
✅ Configura retenciones: Para evitar errores en gastos
✅ Revisa periódicamente: Mantén los datos actualizados
✅ Desactiva inactivos: Si dejas de trabajar con un proveedor
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener proveedores sin NIF?
Para gastos deducibles necesitas NIF. Para tickets sin factura, puedes usar un proveedor genérico.
¿Qué pasa si un proveedor cambia de NIF?
Crea una nueva ficha. No modifiques el NIF de gastos ya registrados.
¿Puedo fusionar proveedores duplicados?
Sí, desde el menú del proveedor selecciona "Fusionar con otro proveedor".
¿La retención se calcula automáticamente?
Sí, si has configurado la retención por defecto en la ficha del proveedor.
¿Puedo ver el total que debo a un proveedor?
Sí, en la ficha del proveedor verás el saldo pendiente de pago.