Los proveedores son las empresas o autónomos a los que compras productos o servicios. Tener su ficha actualizada agiliza el registro de gastos y te permite analizar la concentración de pagos en tu negocio.
Acceder a Proveedores
Ve a Compras > Proveedores en el menú lateral. Desde aquí puedes:
- Ver el listado completo de proveedores.
- Buscar por nombre, NIF o email.
- Crear nuevos proveedores (atajo
N). - Editar proveedores existentes.
- Consultar el historial de gastos de cada uno.
Crear un proveedor
Desde el módulo de proveedores
- En Compras > Proveedores, pulsa Crear proveedor (atajo
N). - Rellena los datos del formulario.
- Pulsa Guardar.
Desde un gasto
- Al crear un gasto, en el campo Proveedor, escribe el nombre.
- Pulsa Crear nuevo proveedor.
- Completa los datos mínimos. El proveedor se selecciona automáticamente en el gasto.
Datos del proveedor
Datos básicos
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre / Razón social | Nombre completo o denominación. | ✅ |
| Tipo de identificador fiscal | NIF-IVA, DNI, NIE, etc. | ✅ |
| Identificador fiscal | Documento de identificación. | ✅ |
| País | País de residencia fiscal. | ✅ |
Datos de contacto
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Email para comunicaciones. | |
| Teléfono | Teléfono de contacto. |
| Persona de contacto | Nombre del contacto principal. |
| Web | Sitio web del proveedor. |
Dirección
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Dirección | Calle, número, piso. |
| Código postal | CP de la dirección. |
| Ciudad | Localidad. |
| Provincia | Provincia o región. |
Operaciones intracomunitarias
Si compras a un proveedor de otro país de la UE, activa la marca Operador intracomunitario (ROI) en la ficha e introduce su NIF-IVA europeo. Así la operación se trata con inversión del sujeto pasivo y se incluye en el modelo 349.
⚠️ Atención — Valida el NIF-IVA del proveedor en el VIES antes de aplicar la inversión del sujeto pasivo. La retención de IRPF que corresponda a cada gasto se indica al registrar el propio gasto, no en la ficha del proveedor.
Datos bancarios y notas
En la ficha de cada proveedor puedes definir:
- Cuenta bancaria: IBAN y BIC del proveedor para tus pagos.
- Notas internas: condiciones especiales, incidencias, contactos adicionales.
Historial del proveedor
Desde la ficha de proveedor consultas:
- Resumen de gastos: total pagado y pendiente.
- Gastos registrados: listado de facturas recibidas.
- Pagos realizados: histórico de pagos.
- Actividad: cambios y eventos recientes.
Buscar y filtrar
Puedes buscar por nombre, NIF o email, y filtrar por estado del proveedor (Activo, Inactivo, Potencial, En revisión).
Proveedores nacionales, intracomunitarios y de fuera de la UE
| Tipo | Identificación | IVA / Retenciones |
|---|---|---|
| Nacional (España) | NIF obligatorio. | IVA soportado deducible. Posible retención de IRPF. |
| Intracomunitario (UE) | NIF-IVA europeo. | Inversión del sujeto pasivo. Incluir en modelo 349. |
| Fuera de la UE | ID fiscal del país de origen. | Importación con IVA en aduana y posibles aranceles. |
⚠️ Atención — Las operaciones intracomunitarias deben declararse en el modelo 349. Asegúrate de que el NIF-IVA del proveedor está validado en el VIES antes de aplicar la inversión del sujeto pasivo.
Exportar proveedores
- En el listado de proveedores, aplica los filtros que necesites.
- Abre el menú de acciones y pulsa Exportar proveedores.
- Descarga el fichero generado.
Eliminar o desactivar
- Eliminar: solo permitido si el proveedor no tiene gastos asociados.
- Desactivar: si tiene historial, oculta el proveedor del flujo diario sin perder los datos.
Análisis de proveedores
Gasto por proveedor
| Proveedor | Este año | Año anterior | Variación |
|---|---|---|---|
| Proveedor A | 12.000 € | 10.000 € | +20 % |
| Proveedor B | 8.000 € | 9.500 € | −16 % |
| Proveedor C | 5.000 € | 4.000 € | +25 % |
Concentración
Identifica dependencias revisando el porcentaje de gasto en tus 5 principales proveedores. Si concentras demasiado en uno solo, plantéate diversificar.
Buenas prácticas
- Verifica el NIF antes de guardar; un NIF erróneo invalida la deducción del IVA.
- Una ficha por proveedor real para evitar duplicados.
- Revisa periódicamente los datos: cambios de domicilio fiscal, IBAN, persona de contacto.
- Desactiva los proveedores con los que ya no trabajas.
Casos comunes
- Acme S.L. (NIF B12345678) como proveedor recurrente: ficha con IBAN registrado y notas internas con sus condiciones habituales para tenerlas a mano al registrar cada gasto.
- Autónomo profesional con retención: registra el proveedor con su NIF y, al dar de alta cada gasto suyo, añade la retención de IRPF que corresponda (15 %, o 7 % si es nuevo autónomo).
- Proveedor intracomunitario: activa la marca de operador intracomunitario (ROI), introduce el NIF-IVA y registra los gastos con inversión del sujeto pasivo. La operación se incluirá en el modelo 349.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener proveedores sin NIF?
Para que el gasto sea deducible necesitas NIF. Para tickets simplificados sin proveedor identificable puedes usar un proveedor genérico, pero asume que ese gasto no será plenamente deducible.
¿Qué pasa si un proveedor cambia de NIF?
Crea una ficha nueva. No modifiques el NIF de los gastos ya registrados, ya que afectaría a tus libros oficiales.
¿Cómo evito proveedores duplicados?
Antes de crear uno nuevo, busca por NIF o nombre para comprobar que no existe ya. Si detectas duplicados, desactiva el que no uses y mantén el correcto.
¿Dónde se aplica la retención de IRPF de un proveedor?
La retención se indica al registrar cada gasto, en el propio formulario del gasto, no en la ficha del proveedor.
¿Puedo ver el saldo pendiente con un proveedor?
Sí. La ficha muestra el total adeudado en gastos pendientes de pago.