Llevar un registro ordenado de tus gastos es fundamental para controlar las finanzas de tu negocio y preparar correctamente tus impuestos. Fube te permite registrar todos tus gastos de forma sencilla.
¿Por qué registrar gastos?
- Control financiero: Conoce exactamente cuánto gastas
- Deducciones fiscales: Deduce el IVA soportado en tus declaraciones
- Informes precisos: Obtén un balance real de tu negocio
- Preparación de impuestos: Facilita el trabajo con tu gestoría
Acceder a gastos
- En el menú lateral, ve a Compras > Gastos
- Verás el listado de todos tus gastos con columnas: Nº Documento, F. Operación, Estado pago, Proveedor, Base Imponible, Impuestos, IRPF, Total
Formas de añadir gastos
Fube ofrece dos métodos para registrar gastos:
1. Añadir manualmente (M)
Haz clic en Añadir manualmente o usa el atajo M para abrir el formulario completo de gastos.
2. Añadir gastos mediante IA (N)
Haz clic en Añadir gastos mediante IA o usa el atajo N para usar la función de reconocimiento automático. Esta opción consume créditos de tu cuenta.
💡 Los gastos añadidos mediante IA van primero a la sección Revisión de gastos (Compras > Gastos > Revisión de gastos) donde puedes verificarlos antes de confirmarlos.
Formulario de nuevo gasto
Al hacer clic en "Añadir manualmente", se abre el formulario con los siguientes campos:
Configuración inicial
| Campo | Descripción |
|---|---|
| ¿Es una rectificación? | Activa si es una rectificación de factura anterior |
| Estado de pago del gasto | Pendiente de pago / Pagada |
Datos del documento
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Número de factura / Recibo | No | El número que aparece en el documento |
| Fecha de operación | ✓ | Fecha de la factura o ticket |
| Fecha de vencimiento | No | Cuándo vence el pago |
| Fecha de pago | No | Cuándo se realizó el pago |
| Método de pago | No | Transferencia, tarjeta, efectivo, etc. |
Proveedor y categoría
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Categoría del gasto | ✓ | Clasificación del gasto (suministros, servicios, etc.) |
| Proveedor | ✓ | Selecciona un proveedor existente o créalo nuevo |
| Descripción o proyecto | ✓ | Breve descripción del gasto |
Conceptos (líneas del gasto)
Cada línea incluye:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Concepto | Descripción del producto o servicio |
| Cantidad | Número de unidades |
| Precio/u. | Precio por unidad (sin impuestos) |
| Descuentos | Descuento aplicado a esta línea |
| Subtotal | Base imponible de la línea |
| Impuesto | Tipo de IVA aplicable |
| Total | Importe total con impuestos |
Al rellenar cualquier campo, se añade automáticamente una nueva línea.
Opciones adicionales
- Añadir descuento a todo el documento: Aplica un descuento global
- IRPF: Añade retención de IRPF si aplica
- Gestionar amortización de activos fijos: Para gastos amortizables
Resumen del gasto
El formulario muestra automáticamente:
- Base imponible: Suma de subtotales
- Impuesto: Total de IVA
- Total a pagar: Importe final
Notas
Campo de texto libre para anotaciones internas. Máximo 1000 caracteres.
Comprobante de compra
En el panel derecho puedes adjuntar el documento original:
- Formatos permitidos: PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP
- Tamaño máximo: 20MB
💡 Importante: Guarda siempre el documento original. Hacienda puede solicitarlo en caso de inspección.
Proyecto asociado
Puedes asociar el gasto a un proyecto para facilitar el seguimiento y la organización de gastos por cliente o trabajo.
Tipos de gastos que puedes registrar
| Tipo de gasto | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Compras con factura completa | Material de oficina, servicios |
| Ticket/Simplificada | Gastos menores sin factura completa | Gasolina, comidas |
| Gastos recurrentes | Pagos periódicos | Alquiler, cuota de autónomo |
| Nóminas | Salarios de empleados | Sueldos, seguros sociales |
Gastos deducibles
No todos los gastos son deducibles fiscalmente. Estos son los más comunes:
✅ Gastos deducibles habituales
- Alquiler del local o espacio de trabajo
- Suministros (luz, agua, internet, teléfono)
- Material de oficina
- Servicios profesionales (gestoría, abogados)
- Publicidad y marketing
- Formación relacionada con la actividad
- Seguros del negocio
- Gastos de viaje justificados
⚠️ Gastos con restricciones
- Vehículo (solo 50% deducible salvo excepciones)
- Comidas y representación (límites establecidos)
- Ropa (solo uniformes o vestuario específico)
❌ No deducibles
- Gastos personales no relacionados con la actividad
- Multas y sanciones
- Donativos (salvo a entidades reconocidas)
Marcar gastos como pagados
Cuando realices el pago de un gasto:
- Abre el gasto registrado
- Haz clic en Marcar como pagado
- Indica la fecha y método de pago
Esto te ayudará a:
- Controlar qué facturas tienes pendientes
- Conciliar con tus movimientos bancarios
- Generar informes de tesorería
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar gastos anteriores a darme de alta en Fube?
Sí, puedes registrar gastos con fecha anterior. Es útil para migrar tu histórico.
¿Qué hago si pierdo una factura?
Solicita un duplicado al proveedor. Sin el documento original, el gasto podría no ser deducible.
¿Cómo registro la cuota de autónomo?
Créala como gasto recurrente con el proveedor "Seguridad Social" y sin IVA (exento).
¿Los gastos se envían a Verifactu?
No, Verifactu solo aplica a las facturas de ingreso que tú emites. Los gastos no se comunican a Hacienda por esta vía.