El módulo de Gestión de cobros te permite automatizar el seguimiento de facturas impagadas, enviar recordatorios de pago y controlar la morosidad de tus clientes.
Visión general
Desde el panel de cobros puedes ver de un vistazo:
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Facturas vencidas | Número de facturas pendientes de cobro |
| Importe pendiente total | Suma de todos los importes por cobrar |
| Recordatorios enviados | Total de comunicaciones enviadas |
| Clientes en riesgo | Clientes con historial de impagos |
¿Cómo funciona?
1. Detección automática
Fube detecta automáticamente las facturas que han superado su fecha de vencimiento. Según la configuración de tu empresa, se aplica un período de gracia antes de iniciar las acciones de cobro.
2. Escalada de recordatorios
Los recordatorios siguen una escalada progresiva:
| Nivel | Tono | Cuándo se envía |
|---|---|---|
| Amistoso | Recordatorio cordial | Primeros días de retraso |
| Formal | Comunicación formal | Retraso continuado |
| Urgente | Tono de urgencia | Retraso significativo |
| Final | Último aviso antes de acciones | Próximo a acciones legales |
| Legal | Aviso pre-legal | Antes de derivar a abogados |
3. Registro de morosidad
Cada cliente tiene un registro de deuda que acumula información histórica:
- Total de deuda acumulada
- Número de recordatorios recibidos
- Nivel de riesgo calculado
- Historial de pagos
Panel de cobros
Facturas vencidas
Lista de todas las facturas cuya fecha de vencimiento ya ha pasado:
- Cliente: A quién se emitió la factura
- Factura: Número de la factura
- Importe pendiente: Cantidad por cobrar
- Días de retraso: Tiempo desde el vencimiento
- Último recordatorio: Fecha del último contacto
Acciones disponibles
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Enviar recordatorio | Envía un recordatorio manual al cliente |
| Programar recordatorio | Programa el envío para una fecha futura |
| Previsualizar | Muestra una vista previa del email tal como lo verá el cliente |
| Enviar prueba | Envía un email de prueba a la dirección que indiques |
| Marcar como pagada | Registra el pago de la factura |
| Ver historial | Consulta todos los recordatorios enviados |
Historial de cobros en facturas
Desde la vista de detalle de cualquier factura, puedes acceder a la pestaña "Cobros" para ver el historial completo de recordatorios asociados a esa factura. Desde ahí puedes:
- Ver el estado y nivel de cada recordatorio enviado
- Previsualizar el contenido del email
- Enviar o reenviar recordatorios directamente
Recordatorios de pago
Tipos de recordatorio
Los recordatorios pueden ser:
- Automáticos: Enviados según la configuración de empresa
- Manuales: Enviados por el usuario cuando lo considere oportuno
Contenido del recordatorio
Cada recordatorio incluye:
- Datos del cliente
- Detalle de la factura impagada
- Importe pendiente
- Fecha de vencimiento original
- Días de retraso
- Intereses de demora (si están configurados)
- Instrucciones de pago
Estados de un recordatorio
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Programado | Programado para envío futuro |
| Pendiente | Listo para ser enviado |
| Enviado | Enviado al cliente |
| Pagado | La factura asociada fue pagada |
| Fallido | Error en el envío |
| Cancelado | Cancelado por el usuario |
Registro de deudores
El registro de deudores muestra el historial de morosidad de cada cliente:
Niveles de riesgo
| Nivel | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Bajo | Verde | Impagos puntuales, siempre regulariza |
| Medio | Amarillo | Impagos frecuentes |
| Alto | Naranja | Impagos habituales, difícil cobro |
| Crítico | Rojo | Morosidad severa, posible acción legal |
Información del registro
- Total de deuda histórica: Suma de todos los impagos
- Deuda actual: Importe pendiente en este momento
- Recordatorios enviados: Total de comunicaciones
- Último pago: Fecha del último pago recibido
- Observaciones: Notas sobre el cliente
Intereses de demora
Si está configurado, Fube puede calcular automáticamente los intereses de demora según la normativa española:
- Tipo de interés legal: Por defecto 8% anual (ajustable)
- Cálculo: Proporcional a los días de retraso
- Comunicación: Se incluye en los recordatorios
Nota legal: El tipo de interés de demora en operaciones comerciales en España está regulado por la Ley 3/2004. Consulta con tu asesor la tasa aplicable.
Buenas prácticas
Cuándo enviar recordatorios
- Contacto previo: Antes del vencimiento, recuerda la fecha de pago
- Primer recordatorio: 3-7 días después del vencimiento
- Segundo recordatorio: 7-14 días después del primero
- Tono escalado: Aumenta la formalidad gradualmente
Personalización por cliente
Algunos clientes pueden necesitar un trato diferente:
- Clientes importantes con buen historial → Mayor período de gracia
- Clientes problemáticos → Recordatorios más frecuentes
- Clientes con acuerdos especiales → Notas personalizadas
Documentar todo
Mantén registro de:
- Todas las comunicaciones enviadas
- Respuestas del cliente
- Acuerdos de pago
- Compromisos adquiridos
Preguntas frecuentes
¿Puedo desactivar los recordatorios para un cliente?
Sí, desde la ficha del cliente puedes desactivar los recordatorios automáticos o establecer días de gracia personalizados.
¿Qué pasa si el cliente paga después de un recordatorio?
Cuando registras el pago de la factura, todos los recordatorios pendientes se marcan automáticamente como "Pagado".
¿Los recordatorios se envían automáticamente?
Depende de dos opciones en la configuración:
- Habilitar recordatorios: Controla si se crean automáticamente recordatorios para facturas vencidas.
- Envío automático: Controla si esos recordatorios se envían por email de forma automática.
Si solo activas la creación pero no el envío automático, podrás revisar y enviar cada recordatorio manualmente. Si desactivas ambos, deberás crear y enviar los recordatorios a mano.
¿Puedo personalizar el texto de los recordatorios?
Sí, puedes crear plantillas personalizadas desde Configuración > Cobros > Plantillas. Si no creas plantillas, se usan los textos predeterminados.