Los recordatorios de pago te permiten comunicarte con tus clientes para solicitar el cobro de facturas vencidas, ya sea de forma automática o manual.
Acceder a los recordatorios
- Ve a Tesorería > Cobros
- Haz clic en "Recordatorios" en el menú lateral
Lista de recordatorios
La vista muestra todos los recordatorios creados con la siguiente información:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Factura | Referencia de la factura asociada |
| Cliente | Nombre del cliente |
| Nivel | Nivel de escalada del recordatorio |
| Estado | Estado actual (Pendiente, Programado, Enviado…) |
| Fecha programada | Cuándo se enviará el recordatorio |
| Fecha de envío | Cuándo fue enviado realmente |
| Importe | Importe pendiente de la factura |
Estados de un recordatorio
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | Creado pero aún no programado ni enviado |
| Programado | Programado para enviarse en una fecha futura |
| Enviado | Enviado correctamente al cliente por email |
| Fallido | El envío falló (error de email, etc.) |
| Pagado | La factura asociada ha sido pagada |
| Cancelado | El recordatorio fue cancelado manualmente |
Niveles de recordatorio
La escalada de recordatorios sigue un orden progresivo:
| Nivel | Tono | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Amistoso | Cordial y amable | Primer contacto por impago |
| Formal | Profesional y serio | Segundo aviso |
| Urgente | Tono de urgencia | Retraso prolongado |
| Final | Último aviso | Antes de acciones legales |
| Legal | Pre-legal | Comunicación antes de reclamación |
Crear un recordatorio manual
- Haz clic en "Nuevo recordatorio"
- Selecciona la factura asociada
- Elige el nivel del recordatorio
- Opcionalmente, personaliza el asunto y mensaje
- Define si quieres programar el envío para una fecha futura
- Haz clic en "Crear"
Enviar un recordatorio
Los recordatorios se envían por email al cliente. El sistema:
- Utiliza la plantilla correspondiente al nivel (si existe)
- Sustituye las variables automáticamente (nombre del cliente, importe, factura, etc.)
- Envía el email a la dirección del cliente
- Marca el recordatorio como Enviado
- Actualiza el registro de morosidad del cliente
Recordatorios automáticos
Si tienes los recordatorios automáticos activados en la configuración, el sistema:
- Detecta facturas vencidas diariamente a las 8:00 AM
- Respeta los días de gracia configurados
- Crea recordatorios progresivos siguiendo la escalada de niveles
- No supera el máximo de recordatorios por factura
Además, si el envío automático está activado:
- Los recordatorios programados se envían automáticamente cada hora
- Se respeta el límite diario de envíos por empresa (por defecto 50)
- Los recordatorios de nivel Legal requieren aprobación manual si está configurado
- Se verifica que el cliente no tenga los recordatorios desactivados
Nota: Si solo activas la creación automática pero no el envío automático, los recordatorios se crearán y quedarán en estado "Programado" para que los revises y envíes manualmente.
Intereses de demora
Si la opción está activada en la configuración, los recordatorios pueden incluir el cálculo de intereses de demora:
- Se calculan sobre el importe pendiente
- Se aplica la tasa de interés anual configurada (por defecto 8%)
- El cálculo es diario:
(importe × tasa% / 365) × días de retraso
Acciones sobre recordatorios
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Enviar | Enviar inmediatamente (si está Pendiente/Programado) |
| Previsualizar | Ver una vista previa HTML del email tal como lo recibirá el cliente |
| Enviar prueba | Enviar un email de prueba a una dirección específica sin modificar el estado |
| Cancelar | Cancelar un recordatorio pendiente |
| Editar | Modificar el asunto, mensaje o fecha programada |
| Eliminar | Eliminar permanentemente el recordatorio |
Previsualizar un recordatorio
Antes de enviar un recordatorio, puedes ver exactamente cómo quedará el email. La previsualización muestra la plantilla HTML completa con todos los datos reales de la factura.
Enviar un email de prueba
Puedes enviar una prueba del recordatorio a cualquier dirección de email (por ejemplo, a ti mismo) para verificar que el contenido es correcto antes de enviarlo al cliente. El email de prueba se identifica con el prefijo [PRUEBA] en el asunto y no modifica el estado del recordatorio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar un recordatorio a un email diferente?
Sí. Al crear o editar un recordatorio puedes cambiar el campo "Email de destino" para enviarlo a una dirección diferente a la del cliente.
¿Qué pasa cuando el cliente paga?
Cuando se registra el pago de la factura, todos los recordatorios pendientes asociados se marcan automáticamente como Pagado.
¿Puedo ver el contenido del email enviado?
Sí. Puedes usar la acción "Previsualizar" para ver el email con la plantilla HTML completa, incluyendo los datos reales de la factura, intereses de demora y enlace de baja.
¿Qué es el enlace de baja al final del email?
Todos los emails de recordatorio incluyen un enlace que permite al cliente darse de baja de los recordatorios de pago. Si el cliente hace clic, se desactivan los recordatorios para ese cliente. Puedes reactivarlos desde la ficha del cliente.