La configuración de recordatorios te permite definir cómo se gestionan automáticamente los cobros de facturas impagadas en tu empresa.
Acceder a la configuración
- Ve a Tesorería > Cobros
- Haz clic en "Configuración" en el menú lateral
Opciones de configuración
Recordatorios automáticos
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Habilitar recordatorios | Activa/desactiva la creación automática de recordatorios |
| Envío automático | Activa/desactiva el envío automático de los recordatorios creados |
Estas dos opciones funcionan de forma independiente:
- Habilitar recordatorios: Controla si Fube crea automáticamente recordatorios cuando detecta facturas vencidas. Si está desactivado, no se crearán recordatorios automáticos, pero aún podrás crear y enviar recordatorios manuales.
- Envío automático: Controla si los recordatorios programados se envían automáticamente por email. Si está desactivado, los recordatorios se crearán pero permanecerán en estado "Programado" hasta que los envíes manualmente.
Consejo: Puedes activar la creación automática y desactivar el envío automático si prefieres revisar cada recordatorio antes de enviarlo.
Configuración de tiempos
| Opción | Descripción | Valor por defecto |
|---|---|---|
| Días de gracia | Días tras el vencimiento antes del primer recordatorio | 3 días |
| Días entre recordatorios | Espera entre cada recordatorio sucesivo | 7 días |
| Máximo de recordatorios | Límite de recordatorios por factura | 4 |
| Nivel inicial | Nivel con el que comienza la escalada | Amistoso |
Ejemplo de escalada
Con la configuración por defecto:
| Día | Acción |
|---|---|
| 0 | Factura vence |
| 3 | Primer recordatorio (Amistoso) |
| 10 | Segundo recordatorio (Formal) |
| 17 | Tercer recordatorio (Urgente) |
| 24 | Cuarto y último recordatorio (Final) |
Intereses de demora
| Opción | Descripción | Valor por defecto |
|---|---|---|
| Calcular intereses | Incluir cálculo de intereses en los recordatorios | Desactivado |
| Tasa de interés | Porcentaje anual de interés de demora | 8% |
Referencia legal: El tipo de interés de demora en operaciones comerciales está actualmente fijado en el 8% anual según la Ley 3/2004.
Configuración de envío
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Nombre del remitente | Nombre que aparece como "De:" en los emails |
| Email del remitente | Dirección que se usa como Reply-To para recibir respuestas |
| Enviar copia al usuario | Recibe una copia (CCO) de cada recordatorio enviado |
| Límite diario | Número máximo de recordatorios que se envían al día (por defecto 50) |
| Aprobación legal requerida | Exige aprobación manual antes de enviar recordatorios de nivel Legal |
Nota sobre el remitente: Por seguridad y entregabilidad, todos los emails se envían desde
no-reply@fube.es. El email que configures como remitente se utiliza como dirección de respuesta (Reply-To), de modo que las respuestas del cliente te llegan a ti.
Aprobación legal: Cuando está activada (por defecto), los recordatorios de nivel Legal se crearán automáticamente pero no se enviarán sin tu aprobación explícita. Esto te protege de enviar comunicaciones pre-legales sin revisión.
Configuración por cliente
Además de la configuración global, puedes personalizar el comportamiento para clientes específicos desde la ficha de cada cliente:
Opciones disponibles
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Recordatorios de pago | Activar/desactivar para este cliente específico |
| Días de gracia personalizados | Sobrescribe los días de gracia globales |
| Email alternativo | Enviar recordatorios a otro email |
| Notas sobre recordatorios | Información relevante para el cobro |
Cuándo usar configuración por cliente
- Clientes VIP: Mayor período de gracia por confianza
- Clientes problemáticos: Menor período de gracia
- Departamento específico: Email de administración diferente
- Acuerdos especiales: Documentar condiciones particulares
Herencia de configuración
Cuando un campo está vacío en el cliente, se usa la configuración de empresa:
| Configuración cliente | Configuración empresa | Resultado |
|---|---|---|
| ✅ Activados | ❌ Desactivados | ✅ Se envían |
| ❌ Desactivados | ✅ Activados | ❌ No se envían |
| (vacío) | ✅ Activados | ✅ Se envían |
| (vacío) | ❌ Desactivados | ❌ No se envían |
Baja de recordatorios (Unsubscribe)
Todos los emails de recordatorio incluyen un enlace de baja al final del mensaje. Cuando un cliente hace clic en este enlace:
- Se le muestra una página de confirmación
- Al confirmar, se desactivan los recordatorios para ese cliente
- El cliente deja de recibir recordatorios automáticos
Esto cumple con la normativa de protección de datos y permite a los clientes gestionar sus preferencias de comunicación. Puedes reactivar los recordatorios para un cliente desde su ficha si lo consideras necesario.
Plantillas de recordatorio
Desde esta misma pantalla puedes gestionar las plantillas personalizadas:
- Nueva plantilla: Crear una plantilla personalizada
- Editar: Modificar una plantilla existente
- Activar/Desactivar: Controlar qué plantillas están en uso
- Eliminar: Borrar plantillas que ya no necesitas
📖 Ver Plantillas de recordatorio para más información.
Recomendaciones
Para empezar
- Activa los recordatorios con la configuración por defecto
- Prueba con un cliente de confianza para ver cómo funcionan
- Ajusta los tiempos según la experiencia
- Personaliza plantillas solo si lo necesitas
Configuración típica por sector
| Sector | Días gracia | Entre recordatorios | Máximo |
|---|---|---|---|
| B2B servicios | 7-14 | 7 | 4 |
| B2B productos | 3-7 | 5 | 5 |
| Freelance | 5-10 | 7 | 3 |
| Comercio local | 3-5 | 5 | 3 |
Evitar problemas
- No seas demasiado agresivo: Puede dañar relaciones con buenos clientes
- No seas demasiado pasivo: La morosidad no se resuelve sola
- Documenta acuerdos: Usa las notas para registrar compromisos
- Revisa periódicamente: Ajusta según los resultados
Preguntas frecuentes
¿Cuándo empiezan a enviarse los recordatorios?
Los recordatorios automáticos se crean una vez al día a las 8:00 AM. Los recordatorios programados se envían cada hora. El primer recordatorio se crea cuando una factura lleva más días vencida que los "días de gracia" configurados.
¿Cuál es la diferencia entre "Habilitar recordatorios" y "Envío automático"?
- Habilitar recordatorios: Controla la creación automática de recordatorios para facturas vencidas.
- Envío automático: Controla el envío de esos recordatorios por email.
Puedes tener la creación activada y el envío desactivado para revisar cada recordatorio manualmente antes de enviarlo.
¿Puedo pausar los recordatorios temporalmente?
Sí, puedes desactivar los recordatorios globalmente o para clientes específicos. Los recordatorios se reanudarán cuando vuelvas a activarlos.
¿Se envían recordatorios los fines de semana?
Sí, el sistema procesa recordatorios todos los días. Los recordatorios programados se envían cada hora.
¿Qué pasa si cambio la configuración?
Los cambios aplican a futuros recordatorios. Los ya programados o enviados no se modifican.