Los presupuestos te permiten enviar ofertas a tus clientes antes de facturar. Cuando el cliente acepta, puedes convertir el presupuesto en factura con un clic.
¿Por qué usar presupuestos?
- 📋 Formaliza tus ofertas comerciales
- ✅ El cliente puede aceptar online
- 🔄 Convierte a factura automáticamente
- 📊 Controla tu pipeline de ventas
Acceder a presupuestos
Ve a Ventas > Presupuestos en el menú lateral. Verás:
- Tabs para filtrar: Todos, Aceptados, Pendientes, Rechazados
- Series de presupuestos: Configura numeración automática
- Configuración de presupuestos: Personaliza opciones
- Botón Crear presupuesto (atajo:
N)
Crear un presupuesto
Nuevo presupuesto
- Ve a Ventas > Presupuestos
- Haz clic en Crear presupuesto (o presiona
N) - Selecciona el cliente
- Añade los conceptos (productos/servicios)
- Configura validez y condiciones
- Haz clic en Guardar
Desde un presupuesto anterior
- Abre un presupuesto existente
- Haz clic en el menú de opciones (⋯)
- Selecciona Duplicar
- Modifica los datos necesarios
- Guarda como nuevo presupuesto
Datos del presupuesto
Información básica
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número | Se asigna automáticamente según la serie | ✓ |
| Cliente | A quién va dirigido | ✓ |
| Fecha | Fecha del presupuesto | ✓ |
| Validez | Hasta cuándo es válida la oferta | Recomendado |
| Referencia | Tu referencia interna | No |
Líneas de detalle
Cada línea incluye:
- Concepto (producto/servicio o texto libre)
- Cantidad
- Precio unitario
- Descuento (si aplica)
- Tipo de IVA
Totales
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Subtotal | Suma de líneas sin IVA |
| Descuentos | Total de descuentos aplicados |
| Base imponible | Subtotal menos descuentos |
| IVA | Desglose por tipo de IVA |
| Total | Importe final del presupuesto |
Estados del presupuesto
Los presupuestos se organizan en tabs por estado:
| Tab | Estado | Descripción |
|---|---|---|
| Pendientes | 📤 | Enviados al cliente, sin respuesta |
| Aceptados | ✅ | El cliente ha aceptado |
| Rechazados | ❌ | El cliente ha rechazado |
| Todos | 📋 | Vista completa de todos los presupuestos |
Enviar presupuesto
Por email
- Abre el presupuesto
- Haz clic en Enviar
- Revisa el destinatario y mensaje
- Confirma el envío
El cliente recibe:
- Email con resumen del presupuesto
- Enlace para ver el presupuesto completo
- Botones para aceptar o rechazar
Compartir enlace
- Haz clic en Compartir
- Copia el enlace generado
- Envíalo por el canal que prefieras
Aceptación online
Cuando el cliente recibe el presupuesto:
- Abre el enlace del email
- Revisa los detalles
- Hace clic en Aceptar o Rechazar
- Opcionalmente añade comentarios
- Tú recibes notificación del resultado
Convertir en factura
Una vez aceptado el presupuesto:
- Abre el presupuesto aceptado
- Haz clic en Crear factura
- Los datos se copian automáticamente
- Revisa y ajusta si es necesario
- Guarda la factura
¿Qué se copia?
- ✅ Datos del cliente
- ✅ Todas las líneas de detalle
- ✅ Precios y descuentos
- ✅ Notas y condiciones
- ❌ La fecha (se pone la actual)
- ❌ El número (se asigna nuevo)
Personalización
Plantilla del presupuesto
Personaliza el aspecto:
- Logo de empresa
- Colores corporativos
- Textos de cabecera y pie
- Condiciones generales
Textos predefinidos
Configura textos que se incluyan automáticamente:
- Condiciones de pago
- Plazos de entrega
- Garantías
- Términos legales
Numeración
Los presupuestos tienen su propia serie:
| Ejemplo | Descripción |
|---|---|
| P-2024-001 | Serie P, año, número |
| PRES-001 | Serie PRES, número |
| 2024/P/0001 | Año, tipo, número |
Configura la serie en Configuración > Series de numeración.
Seguimiento de presupuestos
Panel de presupuestos
Ve el estado de todos tus presupuestos:
- 📊 Resumen por estado
- 📋 Listado filtrable
- 💰 Valor total por estado
Métricas clave
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Tasa de aceptación | % de presupuestos aceptados |
| Valor medio | Importe medio por presupuesto |
| Tiempo de respuesta | Días hasta la decisión del cliente |
| Pipeline | Valor total de presupuestos enviados |
Presupuestos recurrentes
Si haces ofertas similares frecuentemente:
- Crea un presupuesto modelo
- Guárdalo como plantilla
- Al crear nuevo, parte de la plantilla
- Ajusta solo lo necesario
Buenas prácticas
✅ Pon fecha de validez: Crea urgencia y evita ofertas eternas
✅ Detalla bien los conceptos: Que el cliente entienda qué incluye
✅ Incluye condiciones claras: Evita malentendidos posteriores
✅ Haz seguimiento: No esperes a que el cliente responda
✅ Analiza rechazos: Aprende por qué no aceptan
✅ Responde rápido: Los presupuestos rápidos se aceptan más
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar un presupuesto enviado?
Sí, pero el cliente verá la versión actualizada. Considera crear una nueva versión.
¿El cliente puede negociar desde el presupuesto?
Puede añadir comentarios al aceptar/rechazar. La negociación es fuera del sistema.
¿Qué pasa si caduca un presupuesto?
Pasa a estado "Caducado". Puedes duplicarlo y enviar uno nuevo.
¿Puedo enviar presupuestos sin precios?
Sí, puedes crear presupuestos con precios a 0 o "a consultar".
¿Los presupuestos afectan a la contabilidad?
No, solo las facturas generadas tienen impacto contable.
¿Puedo convertir un presupuesto rechazado en factura?
Sí, aunque no es lo habitual. Puedes forzar la conversión si el cliente cambia de opinión.