Crea hojas de gastos profesionales para empleados de forma rápida y gratuita. Registra cada gasto con su fecha, concepto, importe y medio de pago, y obtén los totales calculados automáticamente.
Gastos
Vista previa de la hoja de gastos
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HOJA DE GASTOS
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Empleado: (Nombre del empleado)
Departamento: (Departamento)
Periodo: --- a ---
── DETALLE DE GASTOS ───────────────────
Fecha | Concepto | Importe | Medio de pago
───────────────────────────────────────
2026-03-26 | (Concepto) | 0,00 € | Tarjeta empresa
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TOTAL: 0,00 €
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Firma del empleado: ___________________
Aprobado por: ________________________¿Qué es una hoja de gastos?
La hoja de gastos (o nota de gastos) es un documento que los empleados utilizan para declarar los gastos realizados por cuenta de la empresa. Recoge de forma detallada cada desembolso con su fecha, concepto, importe y medio de pago utilizado.
Es un documento esencial para el control financiero interno y para justificar los reembolsos a empleados que han adelantado dinero por motivos profesionales.
¿Qué gastos se pueden incluir?
Los gastos más habituales en una hoja de gastos de empresa son:
- Transporte: billetes de tren, avión, taxi, combustible, peajes
- Alojamiento: hoteles y pernoctaciones en viajes de trabajo
- Comidas: comidas de trabajo, clientes y desplazamientos
- Material: suministros de oficina, herramientas
- Comunicaciones: teléfono, internet cuando se imputan al proyecto
- Representación: invitaciones a clientes, eventos profesionales
Buenas prácticas para hojas de gastos
- Justificantes: adjunta siempre el ticket o factura de cada gasto
- Detalle: describe claramente el motivo del gasto
- Inmediatez: presenta la hoja cuanto antes tras realizarse los gastos
- Política interna: respeta los límites y normas de gasto de tu empresa
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Preguntas frecuentes
Sí, siempre que los gastos estén autorizados y justificados según la política de la empresa. Los gastos de desplazamiento y manutención por motivos laborales son reembolsables por ley cuando el trabajador los adelanta de su bolsillo.
Debes conservar facturas o tickets de todos los gastos. Hacienda exige que los gastos deducibles estén justificados documentalmente. Los tickets simplificados son válidos para importes pequeños, pero las facturas completas tienen mayor valor fiscal.
Sí. Las dietas exentas de IRPF tienen límites: 26,67 euros/día en España sin pernocta, 53,34 euros/día con pernocta, y el doble en desplazamientos al extranjero. Lo que supere estos límites tributa como renta del trabajador.
Depende de la política de cada empresa. Lo más habitual es presentarla mensualmente o al finalizar cada viaje o proyecto. Lo importante es no dejar que pasen meses entre el gasto y su declaración.